コロナウイルスの影響でリモートワークを導入する企業が増えてきており、そのような状況から、導入を検討している企業も多いのでないでしょうか。
 
また、リモートワークや在宅勤務は、コロナウイルスの影響がある前から働き方改革の一貫として、知られているものだったかと思います。
 
しかし、在宅勤務やリモートワークはすぐに始められるものでもありません。
環境の整備や運用のルール決めなど、実施までに準備をしなければいけないことはたくさんあります。
 
そこで今回の記事では、コロナウイルスによってリモートワークを検討されている方や、うまく運用できていないとお困りの方向けに、リモートワークを効果的に活用する方法をご紹介させていただきます。
 
コロナウイルスが収束した後も、リモートワークは働き方の一つとして定着すると思いますので、是非この機会に参考にしていただければと思います。

 

リモートワークとは?

リモートワークとは、会社に出社せずに、自宅などの離れた場所で仕事をすることを言います。
同じような意味として「テレワーク」や「在宅勤務」という言葉も使われており、働き方改革で注目されている働き方となっています。
 
主に、育児や介護と仕事を両立する方々が選択をしていた働き方でしたが、近年のワークスタイルの変化により、様々な方がリモートワークで仕事をするようになっています。

コロナウイルスにより多くの企業がリモートワークを実施

コロナウイルスの感染拡大を受け、各企業では本格的に対策を取っているのが目立ちます。
IT企業を中心としてリモートワークの実施を発表しており、元々制限付きで導入していた企業も、制限解除などの柔軟な対応をしています。
IT企業以外でも社員の感染を受けて、全社員を在宅勤務にするなどの対策も見られます。

有名企業が続々とリモートワークの実施を発表

■GMOインターネットグループ

GMOインターネットグループはいち早く在宅勤務に移行していました。
2020年1月27日から東京・大阪・福岡に勤務する約4,000名を社員を対象にしており、2月下旬からは、さらに範囲を広げた対象にするなど、大規模な対策を実施しています。

■電通

東京オフィスに勤務する社員が感染したことを受け、汐留本社ビルに勤務する全従業員を在宅勤務としていました。
また、3月10日からは国内の電通グループ各社でもリモートワークを実施しています。

■メルカリ

2020年2月19日より、東京オフィスでは原則として在宅勤務を導入しています。
他地域の拠点でも時差出勤を推奨するなどの対策をしており、会議やイベントも原則オンライン実施としています。
 
 
その他、ツイッター社やLINE社など、続々とリモートワークの導入を発表する企業が増えています。
 

リモートワークを実施する上で気をつけるポイント

①コミュニケーション不足

リモートワークを導入することで、全てのコミュニケーションがチャットツールなどのオンライン上になります。
そのため、顔を合わせて話をする機会や雑談の機会が減ってしまい、コミュニケーション不足の原因になりやすいです。
 
テレビ会議の導入や、チャットコミュニケーションでの雑談を推奨するなど、オフィスで仕事をするのと変わらない環境の整備も必要となってきます。

②勤怠管理や進捗の把握

会社に出社することなく、それぞれが自宅で仕事をすることになるため、勤務時間も人によってバラバラになる可能性があります。
また、それぞれが個人で仕事を進めることが多くなるため、どのくらい進んでいるかの管理が難しくなります。
 
そのため、リモートワークの場合でも仕事の開始時間や終了時間を合わせたり、進捗報告の連絡を密にするなどの工夫が必要です。

③情報格差

リモートワークにより、情報共有がうまくいかなくなると、人によって知っている情報が異なり、格差が生まれてしまいます。
そうすることで、認識の齟齬が生まれたり、円滑なコミュニケーションが阻害されてしまいます。
 
そのため、個別にやり取りする内容と、全員に周知するべき内容を明確に分けて共有することが大事です。
 

リモートワークを効果的なものにする運用ルールとは?

①日次か週次でミーティングの時間を設ける

30分程度でもいいので、定期的なミーティングの時間を設けることで、重要な情報の共有やコミュニケーションの場を作ることができます。
また、ミーティング以外にも時間を設けることで、相談や報告がしやすい環境となります。

②スケジュールを細かく入力する

リモートワークをしていると、「どの時間に何の作業をしているか」「いつ休憩するか」などが分かりにくくなってしまいます。
カレンダーに大まかなスケジュールを入れておくことで、Web会議を入れやすかったり、打ち合わせの調整がしやすくなります。

③仕事の時間ではなく、結果で評価する

リモートワーク中は、育児と両立している社員など、事情によって勤務時間が短くなることもあります。
そのため、仕事をした時間だけで評価をするのではなく、結果をきちんと見ることを心がけることが大事なことです。
 

リモートワークに使えるツール「Stock」とは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

コロナウイルスの問題直後からリモートワークを実践できている企業は、日頃から準備できていた結果、うまく運用できているという面もあります。
 
働き方の一つとして、リモートワークは今後も多くの方が選択すると思いますので、今回ご紹介させていただいた内容を是非参考にしていただければと思います。