企業では、新卒採用や中途採用など、年間を通して採用活動をしており、その業務内容は、応募者の管理から求人内容の掲載まで多岐に渡ります。
 
専任の担当者を十分に配置できる企業も少なく、またノウハウやナレッジも属人化しやすい業務になっています。
 
そこで今回の記事では、ATS(採用管理システム)とは何か?そして、どのようなツールがあるかについてご紹介させていただきます。
 
採用活動になかなか工数が掛けれない企業の方や、業務を通じて蓄積したノウハウなどをしっかりと社内に残したいとお考えの方は、是非参考にしてみてください。

 

ATS(採用管理システム)とは?

ATS(採用管理システム)は、「Applicant Tracking System」の略で、採用業務を一元化し、効率的に管理できるシステムのことです。
 
ATS(採用管理システム)では、主に下記のことが出来ます。
  1. 求人管理
    求人媒体や、母集団形成のための管理機能です
  2. 応募者の情報管理
    履歴書の情報など、応募者の個人情報の管理機能です
  3. 選考管理
    面接のスケジュールや、選考のステータスなどの管理機能です
  4. 内定者の管理
    内定の通知や入社までのやり取りなど、内定者のフォローに関する機能です
 

ATS(採用管理システム)のメリット・デメリット

メリット

①採用情報の一括管理ができる

ATS(採用管理システム)を使うことで、応募者情報の一括管理ができるだけでなく、求人情報など、採用関連の情報をまとめて管理することができます。

②業務負荷が減る

ツールを使うことで、情報管理の効率化ができ、対応漏れも少なくなることから、採用担当者の業務負荷の軽減にも繋がります。

③データが蓄積されていく

毎月・毎年の応募者状況や、どの媒体にどのくらいの予算をかけたかなど、データを蓄積していくことが可能になるため、次回の採用に繋げられる活動が可能になっていきます。

デメリット

①無駄なコストがかかる可能性がある

ツールを導入することばかりに重きを置いているとコストとのバランスが取れなくなってしまいます。
基本的にツールを導入するには、有料プランにする必要があるため、業務効率化に見合った価格であるかの検討が大事です。

②操作性が悪いと逆に非効率になる

使いこなすのが難しいツールを選んでしまうと、今までより余計に工数がかかってしまうことがあります。
そのため、いつもの作業が楽になる機能があるか確認し、それらを担当者が使いこなせるかを検討することが必要です。

③場合によっては応募者が減ってしまう

ツールの中には、採用サイトの作成や、応募者とのやり取りができるものもあります。
しかし、応募者側にとっては使いづらく応募のモチベーションが下がってしまったり、離れていってしまったりすることがあるため、管理者側の見え方だけでなく、応募者側の見え方についても確認しておくことが必要です。
 

ATS(採用管理システム)の主要ツール10選

「ジョブカン採用」

ジョブカン採用は、新卒・中途・パート・アルバイトの採用に対応した、採用管理のクラウドシステムです。

<ジョブカン採用のポイント>

  1. すべての採用に対応
    新卒や中途の社員採用だけでなく、アルバイトの採用にも対応しています
  2. ステータス管理がしやすい
    応募者の進捗が見やすいため、人数が多い場合に役立ちます

<ジョブカン採用を使う上で気を付けておきたい点>

  • 候補者の数によって料金が変動する
    候補者の数で料金が決まるため、採用を強化する時期は費用が高くなる可能性があります
 

「HERP」

HERPは、採用情報を共有し、全社員の採用参画率の高める採用管理プラットフォームです。

<HERPのポイント>

  1. 現場社員が採用に参加
    人事担当者だけでなく、現場の社員が採用に積極的に参加できるようにサポートしてくれます
  2. 社員からの紹介が簡単
    社員からの紹介による応募が、簡単にできるような機能があります

<HERPを使う上で気を付けておきたい点>

  • 費用が高額
    月額10万円近くかかるため、採用に関しての予算がを多く取れる企業向けのツールになります
 

「HERMOS採用管理」

HERMOS採用管理は、ビズリーチが提供する、採用業務を一元管理し、業務の効率化・採用スピードの向上を実現できるツールです。

<HERMOS採用管理のポイント>

  1. 採用業務を一元管理
    面接の日程から、人材紹介会社とのやりとりまで、採用の業務を一元管理することができます
  2. データによる採用活動ができる
    データに基づいた課題の特定や、KPIの設定に役立ちます

<HERMOS採用管理を使う上で気を付けておきたい点>

  • 機能が多く複雑
    一元管理ができる一方、多くの機能があるため、使い慣れるまでに時間がかかってしまいます
 

「ジョブスイート」

ジョブスイートは、新卒や中途、派遣など、採用形態に応じてツールを提供しているため、それぞれの採用に合った機能を使うことがきます。

<ジョブスイートのポイント>

  1. 各採用形態ごとに専用のツールがある
    新卒・中途・派遣で専用のツールがあるため、それぞれの採用に適した機能を使うことができます

<ジョブスイートを使う上で気を付けておきたい点>

  • 新卒と中途採用で別々のツールを使う必要がある
    新卒採用と中途採用を行う場合、2つのツールを使う必要があるため、それに伴って費用も2倍かかります
 

「talentio」

talentioは、複数エージェントからの人材紹介や、採用プロセスをまとめて一元管理することができるサービスです。

<talentioのポイント>

  1. 採用業務を自動化できる
    履歴書のデータ取得や、メール文面の作成、採用サイトとの連携などを自動化することができます
  2. データの見える化に役立つ
    選考通過率や、リファラル採用の状況など、わかりやすいグラフで見れる化に役立ちます

<talentioを使う上で気を付けておきたい点>

  • 採用サイトと連携するには月額費用が高い
    無料プランや、月額2万円のプランもありますが、採用サイトとの連携が必要な場合には、月額6万円〜のプランになってしまいます。
 

「Talent cloud」

Talent cloudは、採用候補者データベースの構築やメール配信、求人サイトとの連携機能など、多くの機能があるタレントプール採用特化型のクラウド候補者管理システムです。

<Talent cloudのポイント>

  1. リファラルリクルーティングを簡単に実装できる
    採用担当者以外にも無制限にアカウント発行できるため、社員自身がSNSでシェアしたり、友人を招待したりすることが可能です
  2. 採用に至らなかった人材もデータベース化できる
    採用に至らなかった人やイベント参加者、自社に興味のある人などを、一元管理しておくことができます

<Talent cloudを使う上で気を付けておきたい点>

  • 本格利用までのステップが多い
    担当者からの連絡や、初期設定、トライアル期間など、本格利用するまでのステップが多く、気軽に使い始めるような形ではありません。
 

「Refcome」

Refcomeは、リファラル採用の定着度や活発度の情報を見える化し、データに基づいて改善ポイントを提案してくれるサービスです。

<Refcomeのポイント>

  1. 定量分析ができる
    部門や社員ごとの活動量をデータ化し、どこに改善ポイントがあるかを導き出せます
  2. 社員のエンゲージメントを把握できる
    会社への満足度などの指標を把握し、自社に最適なリファラル採用の設計ができます

<Refcomeを使う上で気を付けておきたい点>

  • リファラル採用に特化している
    リファラル採用に特化しているサービスのため、リファラル採用を考えていない企業や、通常の採用サイトからの応募を考えている企業には向いていません。
 

「採用一括かんりくん」

採用一括かんりくんは、新卒採用におけるクラウド型の一元管理システムで、採用サイトからのエントリー者やイベント経由での応募者情報を一括管理することができます。

<採用一括かんりくんのポイント>

  1. 応募してきた学生を一括管理
    様々な新卒採用サイトから応募してきた学生を一括管理することができます
  2. 内定者フォローの機能が充実
    内定者向けのクローズドなSNSやイベントの作成機能も利用することができます

<採用一括かんりくんを使う上で気を付けておきたい点>

  • 新卒採用に特化している
    新卒採用に特化しているサービスのため、中途をメインに採用を考えている場合には向いていません。
 

「HITO-Linkリクルーティング」

HITO-Linkリクルーティングは、応募者情報の自動取込や、紹介会社との連携、採用業務におけるKPI設定など、新卒・中途採用のオペレーションを自動化できるサービスです。

<HITO-Linkリクルーティングのポイント>

  1. 応募してきた学生を一括管理
    様々な新卒採用サイトから応募してきた学生を一括管理することができます
  2. 内定者フォローの機能が充実
    内定者向けのクローズドなSNSやイベントの作成機能も利用することができます

<HITO-Linkリクルーティングを使う上で気を付けておきたい点>

  • 新卒採用に特化している
    新卒採用に特化しているサービスのため、中途をメインに採用を考えている場合には向いていません。
 

「SONAR」

SONARは、採用サイトからのエントリーを一元管理し、採用担当者を経由しなくても関係者が自分で必要なデータにアクセスできるサービスです。

<SONARのポイント>

  1. 選考に関する情報も一元管理
    応募者情報や、スケジュール、選考結果までを一元管理することができます
  2. 応募者との専用コミュニケーションも可能
    マイページ機能などを活用し、応募者とのやり取りや面接の予約などをすることができます。

<SONARを使う上で気を付けておきたい点>

  • 利用料金が不明
    問い合わせをしないと利用料金が分からないため、思わぬコストがかかってしまうことがあります。
 

採用管理にも使える情報共有ツール「Stock」とは?

ATS(採用管理システム)は採用に特化したツールになるため、採用担当以外のメンバーに情報を共有したり、社内の情報を一括管理するようなことには向いていません。
一方、情報共有ツール「Stock」を利用することで、応募者の管理などはもちろんのこと、採用に関するミーティングの議事録なども簡単に管理でき、採用以外の業務の内容もストックしていくことが可能になります。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

ツールをうまく活用することで、採用にかける工数を削減し、効率化を図ることができます。
 
また、採用業務をする上で蓄積された知見を残しておくだけでなく、社内への共有をすることで、会社全体としての採用の意識も高まってきます。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールや、管理方法を参考に採用活動を進めていただければと思います。