社内で業務を行う際にマニュアルはありますでしょうか。
 
マニュアルはあっても全くアップデートされていなかったり、作ろうと思って何年も経ってしまった。。。という会社も多いのではないでしょうか。
 
マニュアルは作るまでが大変だったり、作った後の改善が面倒と思いがちですが、しっかりと管理・運用することで、業務効率化の手助けをしてくれます。
 
そこで今回は今一度マニュアル作成についてご紹介したいと思います。

 

マニュアル作成の目的とは

なぜマニュアルを作成する必要があるのでしょうか。
マニュアルを作成することで、業務の標準化をすることができ、誰がやっても同じクオリティでの業務を可能とします。
業務の標準化ができていないと、属人化されてしまい、担当者が変わってしまうとクオリティが落ちてしまうなど、様々な問題が発生してしまいます。

マニュアル作成しておくと良いことは?

  1. 誰でも同じようなクオリティで業務ができる
  2. 業務を見える化できる
  3. 業務の無駄が無くなる
  4. 業務の内容が明らかになる
  5. 担当者が変わる際などに、業務の引き継ぎがしやすくする

マニュアルがないと困ることは?

  1. 業務のノウハウなどが属人化されてしまう
  2. 業務が非効率になる
  3. 業務の統一化ができない
  4. 役割分担がしづらくなる
  5. 人によって業務のクオリティに差異が生じる

マニュアルの作り方手順

マニュアルを作る前には、誰のためのマニュアルなのかを明確化すると共に、どこまでをマニュアル化するのかを決めておく必要があります。
 
ただし、全てをマニュアル化してしまうことで、個人の裁量が減ってしまい、結果として、うまく業務が回らないということがないように気をつけたいところです。

①業務内容の把握

まずは対象の業務を行なっている担当者からヒアリングをする必要があります。
ヒアリングから業務の課題や改善点を洗い出すことで、業務の内容を把握することができます。
 
特に業務に関して発生しやすい問題や、その担当者が独自のノウハウを持っている場合は、どの業務の際にそれが発生するのか、担当者の力量に委ねられてしまうのかをしっかりと把握しておくことが大事です。

②業務フローの整理

対象の業務を把握したら、業務のフローを整理しましょう。
業務の流れをフローチャートにし、それぞれの業務での問題点や改善点を書き出します。
 
実際に書き出すことで、不要な業務が見つかったり、非効率になっていた業務を改善することができますので、非常に大事な作業となります。

③マニュアルの作成

以上のことが終わったら、実際にマニュアルの作成に入ります。
まずは業務の流れを大まかな目次とし、各業務に関する詳細な説明を記載します。業務の流れを大まかな目次とすることで、業務の全体像を把握しやすくなります。
 
各業務に関する説明には単なる業務内容の説明になることなく、注意ポイントや担当者の声などを補足として加えることで、より現実味のあるマニュアルに仕上がります。

マニュアルは作った後の改善が重要

マニュアルは作って終わりではありません。
実際に出来上がったマニュアルを運用することで、さらなる問題点が見つかったり、不足点を見つけることができます。
 
これらの情報を元に、常にマニュアルをアップデートし、よりよいマニュアルにしていくことが大事です。
 
このアップデートを怠ってしまうと、「古い情報のマニュアル」「使われていないマニュアル」など、マニュアルの意義がなくなってしまい、いつまでたっても業務効率化には程遠くなってしまいます。

マニュアルを管理するならStock

マニュアルは紙で残している会社が多いかもしれませんが、紙で残してしまうとアップデートが面倒だったり、印刷をしなければいけないなどの手間がかかります。
そのため、マニュアルは常にどこからでも誰もが見れる状態にしておくことが理想的ですね。
 
そこで、マニュアル管理をするためにStockをご紹介させていただきます。
Stock(ストック)は、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
簡単に情報を残せるだけでなく、非常にシンプルであることが特徴のサービスで、ITに詳しくない人でも、説明なしで簡単に使いこなすことができます。
 
簡単に情報を残せることから、マニュアルを運用していて気づいたことをその場で修正したり、マニュアルの改善要望をチャットで議論したりすることができます。

Stockとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

■Stock(ストック)の特徴

1.ITに詳しくなくても、すぐに始めることができる。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stock(ストック)の主な機能

ノート機能

会議の議事録やマニュアル、要件や連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の状況を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
チャット

ノートのテーマ毎にチャットができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮することが可能となります。

■Stock(ストック)の導入費用


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Stockでマニュアル作成すると?

Stockでマニュアルを作成することで、いつでも簡単に更新ができるようになります。
マニュアルに対してタスク設定をすることができますので、マニュアルのチェックのタスクや、改定のタスク、全員向けに確認するタスクなどを設定できます。
また、チャットを利用することで、マニュアルの不足点を議論したり、確認した旨の連絡をStock上ですることができます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
マニュアル作成は手間もかかりますし、作って終わりではなく、常に最新状態にアップデートする必要があります。
 
しかし、誰もが使えるきちんとしたマニュアルを作成することで、業務の効率化を図ることができ、格段に生産性が上がることは間違いありません。
 
是非、貴重なノウハウを属人化させることなく、マニュアルを作成し、社内の業務効率化に繋げてください!