議事録を書いたことがないという人はほとんどいないくらいに、普段の業務に議事録は欠かせないものとなっているのではないでしょうか。
 
しかし、議事録を作成することが目的となってしまい、まとまりのない議事録になってしまったり、ただ作成しただけでメンバーに共有されず、後から困ってしまった経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。
 
そこで、今回は議事録を効率的に書くためのコツや、書いただけで終わらせず、キチンと議事録を活かすための方法についてご紹介いたします。

 

議事録の必要性・目的とは

そもそも議事録とはなぜ必要なのでしょうか?なぜ作成しなければならないのでしょうか?
議事録作成には大きく2つの意味があります。
 
①会議の目的・結果の共有
何を議論・共有するための会議なのか、そして、「何が議論され」、「何が決定したか」などをしっかりと記録しておくことで、会議に出席できなかったメンバーにも必要な情報を正確に共有することができます。
また、議事録で会議の方向性、「誰が」「何を言ったのか」を明確に記載することで、その後のメンバー間の認識に差が出ないようになります。
 
②「やるべきこと」とその期限の共有
会議の際に発生する「やるべきこと」は非常に重要な共有事項となります。
「誰が」「いつまでの」「何を」というのを、記載しておくことで、各メンバーのタスクやスケジュールについてチーム内で認識を合わせることができます。

議事録作成の3つのコツ

①フォーマット・テンプレートを作成する

テンプレートやフォーマットを利用することで、白紙の状態から議事録を書くよりも効率的に作成することができます。
さらに、何度も議事録していく中で、常にテンプレートをアップデートすることで、効率よく重要な情報を残すことができるようになります。

②事前準備をする

事前に会議の目的や流れを把握しておくことで、まとまりのある議事録を作成することができます。
また、専門用語も事前に調べておく必要があります。途中で意味の分からない用語が出てきてしまうと、焦ってしまったり、前後の文脈がおかしい文章になってしまう可能性があります。
事前にアジェンダを用意して、参加メンバーに共有するのもいいですね。

③会議中に情報を漏らさない

会議中に議事録を完成させようと思ってしまうと、重要な情報を聞き漏らしてしまったり、作成に夢中になるあまり、会議に集中できないなんてことが起きてしまいます。
そこで、会議中は完璧な文章で書こうとせず、メモ書き程度でも情報を残すことを優先し、できるだけその場で体系立てて各内容を整理し、簡潔な分かりやすいメモが取れるといいですね。
パソコンだと書き漏れが発生してしまう場合には、手書きでメモを取るようにしましょう。

議事録の良い書き方とは

①議事録に必要なポイントをおさえる
 
以下の項目を必ず入れることで、必要なポイント(項目)をおさえることができます。
  • 会議名
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 参加者
  • 会議の目的
  • 議題
  • プロジェクトやタスクの進捗状況
  • 会議での決定内容
  • 次回の宿題
これらの項目を入れることで、後から誰が見ても会議の内容を理解できるものになります。
毎回の議事録で入れたい項目ですので、テンプレートにしておきたいですね。
 
②5W1Hを意識する
 
議事録作成の際には、5W1Hを意識することで、会議の内容やその後の共有内容が明確になります。
 
  • What:なにを
  • Why:なぜ
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:だれが
  • How:どのように
さらに、5W1Hを意識することで、内容の抜け漏れを防ぐことができます。

効率的に議事録を作成できる3つのサービス

Stock

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

「チャットツールを使うと情報が流れていく、ファイルでの情報共有は面倒」という問題を解決し、とにかく簡単で、シンプルな機能であることが特徴のサービスです。
テンプレート機能もあるため、議事録作成を助けてくれるツールでもあります。また、タスク機能やチャット機能もあることから、会議の中で発生したタスクの管理もできますし、会議後の議論や確認もチャットを使って行うことができます。
チーム内で議事録を共有するのであれば、非常にお勧めするツールです。

■Stockの主な機能

ノート機能

会議の議事録やプロジェクトの概要、要件など、様々な情報を簡単に残すことができます。
ノートには、画像やファイルをドラッグ&ドロップで簡単に添付することができ、ファイルの中身はweb上でプレビューすることができます。
テンプレート機能を利用し、議事録を効率的に作成できます。
タスク管理

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるため、各プロジェクトのタスク状況を簡単に把握することができます。
ノートに紐づいてタスク設定することができますので、議事録に関するタスクを議事録と一緒に管理することができます。
チャット

ノートに紐づいてチャットをすることができるので、議事録に関する話題だけやり取りすることができます。
また、メンション機能が使えるので、余計な通知を受けることもないのがいいですね。

■Stockの導入費用


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Evernote

すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。「Evernote(エバーノート)」

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリ(メモアプリ)です。

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるのがポイントです。チェックリストを使ってタスクの整理をすることもできます。

Webクリッパー

Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。保存したコンテンツに注釈を入れたり、簡単に共有できるのが魅力的ですね

■Evernoteの導入費用


https://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料で使うことができますが、容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プランを契約する必要があります。
 

Dropbox Paper

「Dropbox Paper」 – Paper – Dropbox

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、Dropboxが提供している、1人でも、チームや組織などのメンバー同士でもドキュメントが作成できるサービスです。
今後、Dropboxとの連携強化が期待されています。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできます。また、ドキュメントに対してコメントを残すことができるため、かなり自由度の高いドキュメントを作成することができます。

■Dropbox Paperの導入費用

Dropbox Paperは、無料で利用することができます。ただし、Dropboxのアカウントが必要ですが、Dropboxのアカウントも無料で作ることができます。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
議事録はポイントさえ理解してしまえば、誰もが作成できるものになります。
今回ご紹介した「3つのコツ」と「3つのツール」を参考に、是非社内の議事録を活用するようにしてみてください。
 
また、テンプレートやツールを使うことで、それぞれのチーム・会議にあった議事録になるように試してみてはいかがでしょか。