ツールの活用やメモ帳への記載など、タスク管理の仕方は様々ですが、エクセルで管理されている方も多いのではないでしょうか。
 
エクセルでの管理に慣れていると、ガントチャートで管理したり、ステータスごとの進捗管理ができたりと、使いやすい面が多いかもしれません。
 
しかし、離れて仕事をするメンバーとの共有や、状況の変化に応じた更新には少し不向きなため、ツールの検討をされてみるのもいいのではないかと思います。
 
そこで今回の記事では、エクセルでタスク管理をする方法と、そのデメリット、さらにオススメのツールをご紹介させていただきます。

 

エクセルでタスク管理する方法とは

個人のタスクを管理する場合

個人でのエクセルによるタスク管理は、「タスク名」「期限」「優先度」の項目が最低限あればいいのではないでしょうか。
そのため、1つの行に1タスクの内容を記載していき、「完了したら削除する」もしくは、「ステータスの項目を設定して完了とする」など、自分に合った管理の仕方が可能です。

チームのタスクを管理する場合

チームでエクセルを使ったタスク管理をするには、全員のタスクを見える化し、進捗管理をしていくことが大事になります。
そのため、ガントチャートを利用したり、セルごとに各タスクを記入し、そのステータスや優先度を設定できるようにしておくことで、把握がしやすくなります。

エクセルでのタスク管理に使えるテンプレート

エクセルでタスク管理をする方の中には、ガントチャートで管理している方も多いと思います。
しかし、ガントチャートを一から作成することは難しいため、下記のようなテンプレートを使うことで、効率よく作成できます。
※テンプレートをダウンロードする際には、ご自身の責任の元ダウンロードしてください。

1. Excel Pro 工程表

「Excel Pro 工程表」は、1ヵ月・3ヵ月・6ヵ月・12ヵ月の工程表を簡単に作成することができます。
フリープランだと、VBAソースが非公開となっているため、柔軟な変更が難しくなっています。

2. 簡単!Excel工程表

「簡単!Excel工程表」は、関数が使用されていないテンプレートです。
そのため、自由にカスタマイズできることから、下書き用の利用としてだけでなく、自分達に合ったガントチャートの作成が可能です。

3. feedsoft

「feedsoft」は、エクセルの知識が豊富な方向けのテンプレートになっています。
自由にカスタマイズすることができ、「日程管理表ガントチャート」「プロジェクトガントチャート」「進捗管理」の3つのテンプレートをダウンロードすることができます。

エクセルでタスク管理する際のデメリット

①Officeの購入が必要

パソコンの購入時にExcelが入っていることもありますが、Microsoftの製品のため、もし入っていない場合には、購入しなければなりません。
office365を契約することで、Excelアプリを利用できますが、何れにせよ有料となります。

②OfficeのバージョンやOSに環境に依存する

例えば、Windowsで作成したエクセルが、Macで見ると崩れていたということを経験された方もいるのではないでしょうか。
OSだけでなく、Officeやエクセルのバージョンによってもエラーが起きることがありますので、注意しなければいけません。

③臨機応変な情報の編集がしにくい

クラウド上でエクセルを管理していなければ、社外からアクセスすることはできませんでし、内容を変更した際のバージョン管理も重要になります。
何度も編集することで、どのファイルが最新であるかも分かりづらくなるため、頻繁に編集されることに敬遠されやすくなります。

④スマホから操作しにくい

スマホにも「Excelアプリ」がありますが、基本的にはパソコンで操作することが前提となっているため、非常に使いにくいです。
セルを1箇所編集する程度であれば問題ないかもしれませんが、様々な箇所を編集することには向いていません。

タスク管理がスムーズにできるツール7選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Backlog

Backlogは、案件ごとに発生するタスクなどを、一括管理することができるコラボレーションツールです。

<Backlogのポイント>

  1. 案件の進捗状況を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することもできるので、視覚的な進捗把握が可能です
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールであるため、そうでない方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

Trello

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
例えば、「作成中」「修正中」「確認中」「公開」のようなステータスを作っておくことで、それぞれの記事がどのステータスにいるかを視覚的に把握することができます。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

Jooto

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 

みんなでガント

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。
イベントの全体管理の把握や共有、各工程の工数管理に利用することができます。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、いくつも並行して走る場合には、有料プランにする必要があります
 

smartsheet

smartsheetは、クライアントとのスケジュール共有として、ガントチャートを簡単に作成・共有できるツールです。
関係者や協力会社が多いイベントの現場でも、使いやすいような設計になっています。

<smartsheetのポイント>

  1. テンプレートが豊富
    職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートなどの作成ができます
  2. 細かいアラート設定
    シートの「ある列」に追加がされた時に通知をするなど、細かい設定ができます

<smartsheetを使う上で気を付けておきたい点>

  • 1人あたりの金額が高い
    無料お試し期間が30日となるため、基本的には有料プランで利用することになりますが、1人あたり2,768円/月と高額な料金設定となっています
 

Brabio!

Brabio!は、エクセルでの工程管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数のプロジェクトが同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 

まとめ

エクセルでタスク管理をしてきた方にとっては非常にメリットのある方法になりますが、多くの情報が溢れ、日々刻々と状況が変わる中では、難しい面も当然あります。
 
また、働き方の多様化により、全員が同じ場所で常に仕事をしているとは限らないため、やはり更新のしやすいクラウドツールを活用することがいいのではないかと思います。
 
是非、現状のタスク管理方法とツールを使った方法を比べながら、効率化に繋げていただければと思います。