ツールの活用やメモ帳への記載など、タスク管理の仕方は様々ですが、エクセルで管理されている方も多いのではないでしょうか。
 
エクセルでの管理に慣れていると、ガントチャートで管理したり、ステータスごとの進捗管理ができたりと、使いやすい面が多いかもしれません。
 
しかし、離れて仕事をするメンバーとの共有や、状況の変化に応じた更新には少し不向きなため、ツールの検討をされてみるのもいいのではないかと思います。
 
そこで今回の記事では、エクセルでタスク管理をする方法と、そのデメリット、さらにオススメのツールをご紹介させていただきます。

 

エクセルでタスク管理する方法とは

個人のタスクを管理する場合

個人でのエクセルによるタスク管理は、「タスク名」「期限」「優先度」の項目が最低限あればいいのではないでしょうか。
そのため、1つの行に1タスクの内容を記載していき、「完了したら削除する」もしくは、「ステータスの項目を設定して完了とする」など、自分に合った管理の仕方が可能です。

チームのタスクを管理する場合

チームでエクセルを使ったタスク管理をするには、全員のタスクを見える化し、進捗管理をしていくことが大事になります。
そのため、ガントチャートを利用したり、セルごとに各タスクを記入し、そのステータスや優先度を設定できるようにしておくことで、把握がしやすくなります。

エクセルでのタスク管理に使えるテンプレート

エクセルでタスク管理をする方の中には、ガントチャートで管理している方も多いと思います。
しかし、ガントチャートを一から作成することは難しいため、下記のようなテンプレートを使うことで、効率よく作成できます。
※テンプレートをダウンロードする際には、ご自身の責任の元ダウンロードしてください。

1. Excel Pro 工程表

「Excel Pro 工程表」は、1ヵ月・3ヵ月・6ヵ月・12ヵ月の工程表を簡単に作成することができます。
フリープランだと、VBAソースが非公開となっているため、柔軟な変更が難しくなっています。

2. 簡単!Excel工程表

「簡単!Excel工程表」は、関数が使用されていないテンプレートです。
そのため、自由にカスタマイズできることから、下書き用の利用としてだけでなく、自分達に合ったガントチャートの作成が可能です。

3. feedsoft

「feedsoft」は、エクセルの知識が豊富な方向けのテンプレートになっています。
自由にカスタマイズすることができ、「日程管理表ガントチャート」「プロジェクトガントチャート」「進捗管理」の3つのテンプレートをダウンロードすることができます。

エクセルでタスク管理する際のデメリット

①Officeの購入が必要

パソコンの購入時にExcelが入っていることもありますが、Microsoftの製品のため、もし入っていない場合には、購入しなければなりません。
office365を契約することで、Excelアプリを利用できますが、何れにせよ有料となります。

②OfficeのバージョンやOSに環境に依存する

例えば、Windowsで作成したエクセルが、Macで見ると崩れていたということを経験された方もいるのではないでしょうか。
OSだけでなく、Officeやエクセルのバージョンによってもエラーが起きることがありますので、注意しなければいけません。

③臨機応変な情報の編集がしにくい

クラウド上でエクセルを管理していなければ、社外からアクセスすることはできませんでし、内容を変更した際のバージョン管理も重要になります。
何度も編集することで、どのファイルが最新であるかも分かりづらくなるため、頻繁に編集されることに敬遠されやすくなります。

④スマホから操作しにくい

スマホにも「Excelアプリ」がありますが、基本的にはパソコンで操作することが前提となっているため、非常に使いにくいです。
セルを1箇所編集する程度であれば問題ないかもしれませんが、様々な箇所を編集することには向いていません。

エクセルを使わなくてもタスク管理がスムーズにできるツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Backlog

Backlogは、プロジェクトごとにタスクを管理できるだけでなく、ソースコード管理も連携できるコラボレーションツールです。

<Backlogのポイント>

  1. ガントチャートによる表示に対応
    プロジェクトごとのタスクをガントチャート形式で確認・把握することができます
  2. ソースコードの管理も可能
    ソースコード管理を使えば、Backlog上でコードレビューまでできます

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア向けのツール
    多くの機能がエンジニア向けとなっているため、知識がない人が使うと難しく感じます
  • チャット機能がない
    あくまでタスク管理がメインとなるため、チャットコミュニケーションをするには、別ツールを用意する必要があります
 

Trello

Trelloは、タスクのステータスをボード形式で変更できる、タスク管理に特化したツールです。

<Trelloのポイント>

  1. ボード形式でステータスの管理が可能
    タスクのステータスをボード形式で一括表示することができます
  2. 直感的な操作性
    登録したタスクはドラッグ&ドロップでステータスの変更ができます

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能がない
    チャットのような機能がないため、タスクに関する議論をしたい場合には、チャットツールを利用する必要があります
  • 無料プランではプロジェクト全体の進捗把握が難しい
    管理者機能を使うには有料プランにする必要があるため、試しにプロジェクトのタスク管理をするということができません
 

Jooto

Jootoは、かんばん方式で管理できることが特徴のタスク管理ツールです。

<Jootoのポイント>

  1. かんばん方式
    付箋をボードに貼り付ける感覚でタスクの進捗を管理できます
  2. ポップなデザイン
    デザインがSNSに近いため、普段友達とコミュニケーションをする感覚で使うことができます

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • ドキュメント管理ができない
    タスクの要件など、ドキュメントとして残したい場合、保管する場所がありません
  • 無料プランの容量制限が厳しい
    無料プランでは容量が100MBまでしか使えないため、タスクに関連するファイルを添付していると、すぐにオーバーしてしまいます
 

みんなでガント

みんなでガントは、無料で簡単なガントチャートがすぐに作成できるサービスです。

<みんなでガントのポイント>

  1. すぐに作れる
    会員登録をしなくても、すぐにガントチャートの作成に入れます
  2. 無料プランでも編集履歴が分かる
    無料プランでも編集履歴機能が付いているため、複数人で編集したとしても安心です

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランではガントチャートを1つしか作れないため、あくまでお試しの範囲内の利用になってしまいます
 

smartsheet

smartsheetは、クライアントとのスケジュール共有を目的としたガントチャートが簡単に作れるサービスです。

<smartsheetのポイント>

  1. 職種ごとにテンプレートが用意されている
    ガントチャートのテンプレートが豊富に用意されているため、始めての作成でも簡単に使えます
  2. 誰かが誤って編集してもすぐに分かる
    列単位での編集を検知できるため、どうしても編集してほしくない場所が編集された場合に通知を受け取れます

<smartsheetを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料期間に制限がある
    無料でも利用できますが30日の制限があるため、使い続けるには有料プランにしなければなりません
 

Brabio!

Brabio!は、クラウド型のガントチャート作成サービスです。

<Brabio!のポイント>

  1. 付加機能がついている
    ガントチャート作成がメイン機能でありながら、スケジュール機能やコメント機能も利用することができます
  2. メンバーごとの状況把握が簡単
    プロジェクトがいくつも同時に動いていても、各メンバーの負荷がどれくらいかを把握するのが簡単です

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの容量制限が50MB
    無料プランの容量制限が50MBのため、ファイル添付を考えている場合は、ほとんど利用できません
 

まとめ

エクセルでタスク管理をしてきた方にとっては非常にメリットのある方法になりますが、多くの情報が溢れ、日々刻々と状況が変わる中では、難しい面も当然あります。
 
また、働き方の多様化により、全員が同じ場所で常に仕事をしているとは限らないため、やはり更新のしやすいクラウドツールを活用することがいいのではないかと思います。
 
是非、現状のタスク管理方法とツールを使った方法を比べながら、効率化に繋げていただければと思います。