タスク管理やToDo管理と聞いて、なかなかしっくりくる方法を見つけられていない方もいるのではないでしょうか。
 
日々の仕事の中でタスク管理やToDo管理は必要なので、良い方法を見つけることで、効率化の実現に繋がります。
 
そこで今回の記事では、タスク管理の方法と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
タスク管理の仕方に迷っている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

タスク管理(ToDo管理)とは

タスク管理はToDo管理とも呼ばれることが多いですが、厳密には異なるようです。
タスク管理は、プロジェクトなどで発生した「やるべき作業」を細かく区切ったものになり、ToDo管理は、経費精算などプロジェクトとは関係ない作業を表すことが多くなっています。
 
タスク管理は、単にやるべき作業を列挙するだけでなく、「誰が」「いつまでに」「何を」を明確にし、「優先度」まで落とし込むことで効率的に仕事を進める事ができます。

効果的にタスクを作成する方法とは

タスクを作成する際に「タスクの目的」と「どうなれば完了となるか」を明確にしておくことが効果的なタスク管理に繋がります。
 
例えば、「資料作成」というタスクだけを見ると、「何で資料を作るのか」「資料作成が完了するとはどういうことか」が曖昧になり、認識齟齬の原因になりやすいです。
そのため、「何のために資料を作成するのか」「Aさんの確認が終わったら完了」ということをメモとして残しておく必要があります。
 
また、タスクを割り振りする人にとっても、そのようなことをきちんと伝えることで、タスクのやり直しになる原因を防ぐことが可能になります。
 

タスク管理をするメリットとは

タスクの優先度が見える化される

タスク管理をすれば、それぞれのタスクがいつまでに終わればいいのかが見える化されるため、優先度を決めやすくなります。
また、それぞれのタスクの見積もり時間が分かれば、余裕を持って仕事を進めることができます。

1日の仕事の流れが整理しやすい

タスクの優先度が決まれば、今日やらなければならないことを把握できるため、1日のスケジュールが組みやすくなります。
そのため、途中でタスク漏れに気づいて慌てたりすることなく、急なタスクが入った場合でも柔軟に対応できます。

全体像を把握しやすい

自分のタスクを管理できていれば、それぞれのタスクの関連性や、最終的なゴールが見えやすくなります。
また、プロジェクト内のタスクを共有しておくことで、「それぞれの担当が何をしているか」が分かりやすくなるため、プロジェクトの全体像も把握しやすくなります。

よく使われるタスク管理の方法とは

メモ帳を使ったタスク管理

メモを使ったタスク管理は一般的なため、多くの方が実践しているのではないでしょうか。
しかし、どうしてもタスクを箇条書きすることでしか管理できないため、できるだけタスクの目的や最終アウトプットの状態をイメージしてメモができるといいと思います。
 
また、メモ書きを付箋のように貼り付けておくことも効果的かと思いますが、その場合にも上記の内容に加えてステータス管理ができているといいのではないでしょうか。

メールを使ったタスク管理

メールで指示を受けた場合には、メールにフラグをつけておくことで見逃し防止に役立ちます。
しかし、メールにはタスクとは関係ないやり取りが含まれていることもあるため、不要な情報が多く見返したときに混乱の原因となります。
 
その際には、できるだけタスクに関連する部分だけ別の場所に保管しておくことも必要になります。

ツールを使ったタスク管理

ツールを使ったタスク管理が主流になってきていると思いますが、多くのツールがあり、どれを選べばいいか迷っている方もいるのではないでしょうか。
また、業務の中にも様々なコミュニケーションツールが浸透していることから、そのままツール内でタスク管理をすることが増えてきています。
下記でご紹介させていただくツールを活用し、是非タスク管理を試していただきたいです。

ツールを使ってタスク管理をしてみよう!

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Todoist

Todoistは、シンプルにタスクを管理することができ、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクを階層化して管理できる
    関連するタスクを階層化して管理できるため、一覧形式で管理するよりも、把握がしやすくなります
  2. 優先度を設定できる
    タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    あくまで個人向けのタスク管理となるため、チームで利用するには有料化する必要があります
 

Backlog

Backlogは、案件ごとに発生するタスクなどを、一括管理することができるコラボレーションツールです。

<Backlogのポイント>

  1. 案件の進捗状況を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することもできるので、視覚的な進捗把握が可能です
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールであるため、そうでない方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

Jooto

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 

JIRA

Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

まとめ

これだけツールが発達している中で、ツールを使ったタスク管理をすれば間違いないということでもありません。
 
自分の仕事の仕方や業務フローによって最適なタスク管理の仕方があるはずです。
 
是非、今回ご紹介させていただいたことを参考に管理方法の見直しをしていただければと思います。