様々なタスクがある日々の業務の中で、仕事の優先順位がうまくつけられず、効率的に進められていないと感じる方も多いのではないでしょうか。
 
例えば、タスク管理ができるツールを使うことによって、どのようなタスクがあるのかを把握でき、優先順位をつけやすくなります。
 
そこで今回の記事では、タスク管理の見える化と、それに伴う生産性の向上についてご紹介させていただきたいと思います。
 
個人的な仕事のタスクや、プロジェクト内でのタスクの管理に悩まれている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

仕事を効率化するタスク管理のポイント

タスクを見える化する

自分は今、どのようなタスクを抱えているかを全て洗い出すことが大事です。
その際には、思いついた順に次々と洗い出すのではなく、業務の流れ(工程)に沿って管理をしておくことで、抜け漏れがない状態になります。
また、大きなカテゴリーから小さなカテゴリーに分解していくことで、全体像の把握もしやすくなります。

タスクに優先順位をつける

タスクの優先順位をつける際には、「重要度」と「緊急度」の観点から考えることが重要と言われています。
例えば、上司などから「今日中に」「今すぐ」と言われた場合は、もちろん優先順位が高くなります。
具体的には、下記の4パターンに当てはめることで、優先順位を決めていきます。
  1. 「重要」かつ「緊急」
  2. 「緊急」ではないが「重要」
  3. 「重要」ではないが「緊急」
  4. 「重要」でも「緊急」でもない
慣れないうちは上司や先輩と、優先順位のつけ方が合っているか、確認をする時間を設けてもいいかもしれません。

タスクに期限を設ける

期限がなければ、なかなかタスクに手をつけられず、結果として焦って取り組むことになってしまいます。
複数人が参加するプロジェクト内でのタスクの場合には、他メンバーとのタスクの兼ね合いなどを考慮しながら、余裕を持った期限設定が必要です。
仮に時間があった時にやればいいようなタスクだとしても、期限を設けておくことで後回しになってしまうことを防げます。
 

チームでタスク管理をする際の課題と解決策

常にタスクの進捗が遅れている

タスク管理がうまくいっておらず、進捗が遅れるのが当たり前になっている状況です。
その場合、当たり前の状態から抜け出そうとせず、いつまで経っても遅れた状態が続いてしまいます。
そのため、しっかりとステータス管理を行い、それぞのタスクの完了見込みを共有することで、意識を高めることが重要です。

特定の人でないと出来ないタスクが多い

業務の属人化が進んでしまうと、特定の人のみが忙しい状態で、チーム全体としてバランスの取れた業務ができません。
そのため、マニュアルやナレッジを蓄積できるツールを活用し、誰でも同じようなクオリティで仕事ができるようにしていく必要があります。

生産性の低いタスクが多い

例えば、メール返信のような業務が多くなってしまっていないでしょうか。
これらは本来やるべき業務とは異なるため、チーム全体として生産性が低くなってしまいます。
そのため、情報共有ツールを導入したり、メールの返信などにかけている時間を見える化したりすることで、無駄なコミュニケーションを削減する必要があります。

チームのタスク管理を効率化できるツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Redbooth

Redboothは、プロジェクトごとにガントチャートやかんばん方式でタスク管理ができるツールです。

<Redboothのポイント>

  1. web会議にも対応
    別のツールを使うことなく、Redbooth内でweb会議やチャットをすることができます
  2. タイムトラッキング機能
    作業時間をタイムトラッキングできるため、メンバーごとにどの作業に時間がかかってしまっているのかを把握できます

<Redboothを使う上で気を付けておきたい点>

  • 日本語に対応していない
    日本語化されていないため、メニューやサポートが全て英語になっています
  • 無料プランがない
    2週間のお試し期間しかないため、継続的に利用する場合には、有料プランの契約が必要になります
 

Backlog

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

Trello

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

JIRA

Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

個人のタスク管理を効率化できるツール

Wunderlist

Wunderlistは、Microsoftが提供するタスク管理アプリです。
シンプルなタスク管理アプリで、仕事や日常生活のタスクが簡単に管理できます。

<Wunderlistのポイント>

  1. 豊富な通知機能
    締め切りの通知やリマインダーなど、設定によって様々な通知を受け取ることができます
  2. ほぼ全ての端末に対応している
    PC、スマホはもちろんのこと、タブレットやKindle Fireなどのあらゆる端末で利用することができます

<Wunderlistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    タスクリストの共有機能はありますが、あくまで個人のタスク管理がメインになっています
 

Todoist

Todoistは、シンプルにタスクを管理することができ、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクを階層化して管理できる
    関連するタスクを階層化して管理できるため、一覧形式で管理するよりも、把握がしやすくなります
  2. 優先度を設定できる
    タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    あくまで個人向けのタスク管理となるため、チームで利用するには有料化する必要があります
 

まとめ

仕事をする上でタスク管理は非常に重要なものであり、管理の仕方によって仕事の仕方が変わってくることもあります。
 
思うように時間内に仕事が終わらなかったり、目の前の仕事で手一杯になってしまっている場合には、是非今回ご紹介させていただいた内容を実践してみていただければと思います。