タスク管理ツールを使っている方は多いと思いますが、タスク管理ツールと言っても「個人向け」に作られたものと、「チーム向け」に作られたものがあります。
 
例えば、「個人向け」のタスク管理ツールを、複数人が参加するプロジェクトで使うなど、選び方を間違えてしまうと効果を発揮することはできません。
 
そこで今回の記事では、「個人向け」「チーム向け」のタスク管理の違いや、それぞれのオススメのツールをご紹介させていただきます。
 
どんな時に、どんなツールを使えばいいか迷われている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

「個人向け」「チーム向け」それぞれのタスク管理ツールの違い

個人向けのタスク管理ツール

タスクを一覧化して管理するツールが多くなっています。
「銀行へ行く」「佐藤さんに電話をする」など、タスクの項目を一覧形式で管理をし、完了したタスクを消していくことがメインの使い方となります。

チーム向けのタスク管理ツール

チーム向けのタスク管理ツールでは、各タスクを「共有」することが基本となります。
メンバーそれぞれのタスクを共有することで、プロジェクトなどの進捗管理や、全体像の把握がしやすくなります。
また、チームで共有する上での、「チャット機能」や「ドキュメント管理機能」が付いているツールが多くなっています。

「個人向け」「チーム向け」どちらのタスク管理ツールを選ぶべきか

プライベートのタスクなど、個人で完結するようなタスク管理には、仕事で使うとしても「個人向け」を選ぶのがいいかと思います。
 
しかし、チーム内でのタスク管理や、自分のタスクを他の人に共有する場合には「チーム向け」を使う必要があります。
「個人向け」のタスク管理ツールは無料で使えるものも多いため、ついチームで使う場合もそちらを選んでしまいがちですが、チームのタスク管理を目的に作られたツールではないため、「共有」が非常にしにくくなります。
一方、「チーム向け」のタスク管理ツールを使うと、コミュニケーションの面でもスムーズにタスクの共有を行うことが可能になります。

「チーム向け」のタスク管理ツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Backlog

Backlogは、案件ごとに発生するタスクなどを、一括管理することができるコラボレーションツールです。

<Backlogのポイント>

  1. 案件の進捗状況を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することもできるので、視覚的な進捗把握が可能です
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールであるため、そうでない方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

JIRA

Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

Trello

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
例えば、「作成中」「修正中」「確認中」「公開」のようなステータスを作っておくことで、それぞれの記事がどのステータスにいるかを視覚的に把握することができます。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

Jooto

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 

Wrike

Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などをリアルタイムで把握することができます。

<Wrikeのポイント>

  1. 大手企業での導入実績多数
    GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
  2. タイムトラッキング機能
    自動的に計測することができるため、タスクごとに時間がかかってしまうものの特定が容易です

<Wrikeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
  • 無料では5人までしか使えない
    無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です
 

Asana

Asanaは、チームのタスク管理を効率的に行えるプロジェクト管理ツールです。
細かい設定や機能が充実しているため、ツールを使うのに慣れているチームに向いています。

<Asanaのポイント>

  1. ボード形式での管理が可能
    タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています
  2. 100以上のアプリと連携が可能
    SlackやDropboxなど多くの有名アプリと連携ができるため、Asanaを起点としたプロジェクト管理が可能になります

<Asanaを使う上で気をつけたい点>

  1. 完全に日本語化されていない
    日本語化されているものの、メニューの一部などに英語が残っており、分かりにくい点があります
  2. 無料で使える人数に制限がある
    15人までは無料で使うことができますが、それ以上の人数で試す場合には、有料プラン(月$9.99/人〜)にする必要があります
 

「個人向け」のタスク管理ツール

Todoist

Todoistは、シンプルにタスクを管理することができ、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクを階層化して管理できる
    関連するタスクを階層化して管理できるため、一覧形式で管理するよりも、把握がしやすくなります
  2. 優先度を設定できる
    タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    あくまで個人向けのタスク管理となるため、チームで利用するには有料化する必要があります
 

Wunderlist

Wunderlistは、Microsoftが提供するタスク管理アプリです。
シンプルなタスク管理アプリで、仕事や日常生活のタスクが簡単に管理できます。

<Wunderlistのポイント>

  1. 豊富な通知機能
    締め切りの通知やリマインダーなど、設定によって様々な通知を受け取ることができます
  2. ほぼ全ての端末に対応している
    PC、スマホはもちろんのこと、タブレットやKindle Fireなどのあらゆる端末で利用することができます

<Wunderlistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    タスクリストの共有機能はありますが、あくまで個人のタスク管理がメインになっています
 

「Google Keep」

Google Keepは、Googleが提供しているメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。

<Google Keepのポイント>

  1. Googleアカウントと連動
    Googleアカウントを持っていれば、端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスすることができます
  2. パネル形式での表示
    保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く、どのようなメモが保存されているか把握しやすくなっています

<Google Keepを使う上で気をつけたい点>

  1. フォルダではなくラベルでの管理
    ラベルでの管理となり、フォルダ階層化できないため、メモの整理をするのが難しく感じます
  2. あくまで個人向けのメモツール
    個人のメモをどんどん蓄積するのには向いていますが、それらを共有することには向いていません
 

まとめ

様々なタスク管理ツールがある中で、どのようなツールを選ぶかは非常に大事になります。
 
間違ったものを使ってしまうと、スムーズな業務を妨げることになり、非効率になってしまいます。
 
是非、どのような目的でツールを使うのかを明確にした上で、選定をしていただければと思います。