Windows10のパソコンを利用されている方は、どのようなタスク管理方法を用いていますでしょうか?
 
パソコンに入っている「タスクスケジューラ」を使ったり、Microsoftが提供している「Microsoft To Do」をお使いの方も多いのかと思います。
 
しかし、これらを用いたタスク管理は、個人的なタスクを管理するには十分ですが、仕事やプロジェクトでのタスクを管理するには難しくなっています。
 
そこで今回の記事では、「Microsoft To Do」がチーム向けのタスク管理には向いていない理由と、チームでタスク管理をする際に使えるツールをご紹介させていただきます。
 
仕事用のタスク管理ツールを探している方や、「Microsoft To Do」からの移行をお考えの方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

Windows10でよく使われるのは「Microsoft To Do」

「Microsoft To Do」とは?

Microsoft To Doは、Microsoftが提供しているタスク管理アプリです。

<Microsoft To Doのポイント>

  1. Microsoftのアカウントと連携
    Microsoftが提供していることから、Microsoftのアカウントと簡単に連携することが可能になっています
  2. シンプルなユーザーインターフェース
    数タップでタスクを登録できるため、タスクの登録は非常にシンプルにできます
 

「Microsoft To Do」はチームでのタスク管理には不向き?

「Microsoft To Do」は、個人向けのタスクを管理するには、非常にシンプルで優れていますが、主に下記の理由から、チーム内でタスクを共有したりして管理することには向いていないかもしれません。
 
  1. タスクに関する詳細説明が書けない
    どういったアウトプットが必要なのかや、タスクを振られた背景など、タスクに関する概要を記載することができません
  2. プライベートと仕事のタスクが混同する
    カテゴリーを分けることで、プライベートと仕事のタスクを分けて管理することができますが、きちんと整理して管理できる人でないと、使い分けが難しいです
  3. あくまで個人向けのツール
    ツールのアップデートにより、作成したタスクリストを共有することができるようになっていますが、あくまで元は個人向けのツールのため、スムーズな仕事には繋がりません

チームでタスク管理をするのに適切なツールとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Trello

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

Backlog

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

Team Hack

Team Hackは、1つのツールで様々な情報が集約できるタスク管理ツールです。

<Team Hackのポイント>

  1. タスクごとにチャットができる
    タスクごとにチャットによるやり取りができるため、作業の振り返りも簡単です
  2. タスクのレビュー依頼ができる
    1クリックで、タスクの依頼者にレビューを依頼することができます

<Team Hackを使う上で気を付けておきたい点>

  • フリープランではタスク以外の機能はあまり使えない
    例えば、ドキュメントは1プロジェクト内に1つしか作れないなど、タスク数無制限に比べると、制限が厳しめになっています
  • 月々の利用料金が高め
    1人あたり1,000円以上になるため、他のツールと比べると料金設定が高めになっています
 

Nozbe

Nozbeは、GTDに特化したタスク管理ツールです。

<Nozbeのポイント>

  1. マルチデバイスに対応している
    パソコン(Mac,Windows)やスマホ(iPhone,Android)に対応しているのはもちろんのこと、タブレットやApple Watchにも対応しています
  2. Googleカレンダーとの同期
    Googleカレンダーと同期すれば、タスクのステータスまで表示することができます

<Nozbeを使う上で気を付けておきたい点>

  • プロジェクトの階層化ができない
    複数のプロジェクトを管理できますが、1つのプロジェクトを階層化できないため、情報量が多くなった場合に、整理がしづらいです
  • 日本語対応しているものの意味が分かりにくいところが多い
    デフォルトは英語ですが、言語を日本語に切り替えられます。ただ、表示される日本語は直訳になっており、意味が分からない場合もあるかもしれません。また、サポートはを受ける場合は全て英語による対応になってしまいます
 

まとめ

タスク管理ツールにはそれぞれの特徴があるため、全ての用途に合うツールは無いと思います。
 
しかし、「何を目的に使うのか」を明確にすることで、それに合ったツールは必ずあるのでは無いでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを参考に、仕事向けのタスク管理を効率的にしていただければと思います。