社内にある情報をどのように管理されていますでしょうか?各部署によって管理方法が違っていたり、そもそもそのような環境が整っていないという企業も多いのではないかと思います。
 
そこで今回の記事では、wikiの基本的な使い方や、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
社内の情報が分散しており、どこにどんな情報があるか分からない状況になってしまっている場合には、是非参考にしてみていただければと思います。

 

wikiの基本的な作成方法とは?

wikiは大まかに「作成」「編集」「リンク」の3つの使い方をしいます。

作成

タイトルと本文から成っているため、それぞれテキスト形式で記載をしていきます。HTMLは使いませんが、箇条書きや文字の装飾などができるようになっています。
ツールによって、記載した内容が自動保存されたり、ボタンを押すことで保存されたりと仕様は様々です。

編集

作成した内容は閲覧できる人であれば、誰でも編集することができます。
どんどんと内容を更新していくことで、常に新しい情報を管理でき、より状況に合った内容の共有が可能になります。

リンク

関連するwiki同士をリンクしておけば、情報のまとまりを作ることができますし、情報の整理にも役立ちます。
リンクの仕方はタグであったり、該当のwiki固有のURLだったりと、ツールによって仕様が異なります。

社内wikiツールを選ぶときのポイントとは?

必要な機能が満たされているか

例えば「権限の設定ができるか」「スマホ対応しているか」など、wikiを共有する上で必要な機能の確認も必要になります。
いくら多くの情報を記載したとしても、それを適切に管理できなければ、うまく活用することができなくなってしまいます。

検索のしやすさ

社内wikiを活用すれば、様々な情報を蓄積することが可能となりますが、それらを業務で活用することも大事になります。
そのため、多くの情報の中から、すぐに自分が必要な情報を取り出すには、検索性に優れていることがポイントです。

使いやすさ

社内wikiは一部の部署に導入するということもできますが、出来るだけ多くの人を巻き込むことで、情報の質や量を充実させることができます。
そのため、PCやITが苦手な人でも簡単に操作できるような使いやすさであれば、スムーズに運用することが可能になります。

おすすめの社内wikiツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

esa

esaは、「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。

<esa.ioのポイント>

  1. 外部公開ができる
    社内に共有するだけでなく、簡単に外部公開をすることもできます
  2. 「書き途中」というステータスがある
    自分の書いたものを「書き途中」として共有できるため、見た人にとって、現在の状況がわかりやすくなっています

<esa.ioを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料プランがない
    最長2ヶ月の無料トライアルのみとなるため、使い続けるには有料プランにする必要があります
  • エンジニア向けのサービス
    Markdownやwebhookによるサービス連携など、エンジニアにとっての使いやすい機能が多くあります
 

Kibela

Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。

<Kibelaのポイント>

  1. 個人用と共有用とで整理できる
    個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
  2. 各メンバーの特徴を把握しやすい
    基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。

<Kibelaを使う上で気をつけておきたい点>

  • BlogとWikiの使い分けが難しい
    個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
 

Qiita:Team

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ができるノート型のアプリです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主にエンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、ノウハウを簡単に蓄積・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

NotePM

NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。

<NotePMのポイント>

  1. 安心のセキュリティ
    2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています
  2. 既読管理や見た時間がわかる
    既読管理があることで、その内容を他の人が見ているか見ていないかの確認が簡単になります

<NotePMを使う上で気をつけておきたい点>

  1. 無料プランがない
    30日間の無料トライアルのみとなるため、使い続けるには有料プランにする必要があります
 

DocBase

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。

<DocBaseのポイント>

  1. 同時編集機能に対応
    複数人での同時編集に対応しているため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることが可能です
  2. 高い安全性
    2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています

<DocBaseを使う上で気をつけておきたい点>

  1. 開発者が使いやすいツール
    Markdownでの記載など、開発者が情報を残しやすい仕様になっているため、別の職種の方が使うと難しく感じてしまう可能性があります。

DocBaseの詳細はこちら

 

Confluence

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるノート型ツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のドキュメントやノウハウの共有をするのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    プロジェクト管理ツール「JIRA」との連携ができるため、開発関連のドキュメントをスムーズに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いものになります
 

Scrapbox

Scrapboxは、あらゆる情報を自動で整理することができるノート型の知識共有アプリです。
同一ページで、複数名がリアルタイムで編集をすることが可能で、書いた内容はリアルタイムで保存されます。

<Scrapboxのポイント>

  1. 開発者のための機能
    プログラミングコードの共有や、CSSによるカスタマイズが可能です
  2. Gyazoとの連携
    Gyazoと同じ会社が作っているため、GyazoのURLを貼り付けるだけで画像がプレビューされます

<Scrapboxを使う上で気をつけておきたい点>

  • スマホの公式アプリがない
    公式アプリがないため、スマホでの操作ができません。そのため、外出先でのメモなどには向いていません
  • エンジニアやデザイナー以外の人には必要ない機能がある
    Markdownでの記載など、エンジニアやデザイナー以外の人が使うには機能が多いです
 

CROWI

CROWIは、オープンソースの社内wikiで、コミュニケーションが取りやすい設計になっています。

<CROWIのポイント>

  1. 記載したwikiが見られているかが分かる
    既読機能や、いいねボタンがあるため、記載したwikiの内容が共有できているかを確認できます
  2. オープンソース
    オープンソースのため、完全無料で利用することができます

<CROWIを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けのツール
    専門知識がないと、初期設定や継続的な運用が難しくなっています
 

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でメモを作り上げることができるメモアプリです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコンのみで表示されているため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります
 

まとめ

社内wikiは情報を一括管理する場所として、非常に優れているのではないでしょうか。
 
また、wikiに関する質問などのコミュニケーションもツール内でできるようになることで、より情報を活性化させることができます。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールの中から、自社にマッチするものを試してみていただければと思います。

 
 
 

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