当たり前のように使われているビジネスチャットツールですが、良いことばかりではなく、利用を続けていく上でお困りの点も多く感じているのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、ビジネスチャットツールを使う際のポイントや、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
多くの方が既に利用されていると思いますが、今一度ビジネスチャットツールについて、どのように使うべきか考えるキッカケにしていただければと思います。

 

ビジネスチャットツールの基本機能とは?

グループチャット機能

部署やチームでグループを作成し、情報共有を簡単にできます。
メールのようにタイトルや挨拶を入れる必要がなく、用件のみ伝えることができるため、円滑なコミュニケーションに繋がります。

ファイル管理機能

例えば会議の議事録やプロジェクト資料などもアップロードすることができます。
チャットでのやり取りと一緒にファイルを添付することができ、それらをツール内で管理することもできます。

音声・ビデオ機能

ツールによっては、音声チャットやビデオチャットにも対応しています。
そのため、チャットでのやり取りだけでなく、Web会議用としても活用できます。

ビジネスチャットツールを使うことのメリット

迅速なコミュニケーション

ビジネスチャットツールの最大のメリットは、リアルタイムに近い形でコミュニケーションが取れるということです。
また、モバイル端末からでも操作できることから、外出先や移動中でもやり取りできるということも迅速なコミュニケーションに繋がります。

ファイルやタスクの管理ができる

多くのビジネスチャットツールで、テキストメッセージのやり取りに加えファイルの添付などもできるようになっています。
そのため、チャットツール内で関連する資料や依頼された内容を確認することが可能になります。

チャットによる会議ができる

全員がオフィスに揃わない時などは、チャットによる会議をしたり、ツールによっては音声機能を使うこともできます。
また、チャットの特性から気軽にメッセージを送ることができるため、意見が活発に出るようになります。

ビジネスチャットツールを使う時の注意点

大事な情報が流れてしまい見逃す

チャットは気軽に情報共有ができるというメリットがあるものの、多くの情報が投稿されるため、大事な情報を見逃してしまう可能性が高くなります。
そのため、後から見返すべき情報や依頼された内容は、自分でしっかりと管理しておく必要があります。

対面コミュニケーションの減少

ビジネスチャットツールを導入すると、ツール内でコミュニケーションが完結してしまうため、実際に顔を合わせて会話をする機会が減ってしまいます。
そのため、Web会議の普及で顔を合わせる機会は増えているとは思いますが、出来る限り対面でのコミュニケーションを取ることが大事になってきます。

おすすめのビジネスチャットツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Slack

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
他サービスとの連携が豊富なため、すでに何かしらのツールを使っている場合は効果的に利用することができます。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

チャットワーク

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
今まで電話やメールで行なっていたやり取りからチャットにすることで、業務の効率化が期待できます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  2. 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、チャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 

Workplace by Facebook

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
個人のFacebookを利用している感覚で使えるため、導入のハードルが低くなります。

<Workplace by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplace by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  1. コミュニケーション機能が多すぎる
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、それぞれの機能をどのように使えばいいか迷うことがあります
  2. フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 

InCircle

InCircleは、経済産業大臣賞の証拠復旧の技術から生まれた、法人向けのチャットサービスです。

<InCircleのポイント>

  1. セキュリティ
    政府も採用する高度なセキュリティ技術で、高いセキュリティに守られています
  2. チャットボット機能
    文書管理や名刺検索などをチャットボットで効率的にできます

<InCircleを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 有料プランは30ユーザー以上から
    30ユーザー以上からのため、小規模チームには向いていません
  2. すぐにトライアルできない
    トライアルをするには、必要事項を入力して、担当者からの連絡を待たなければなりません
 

WowTalk

WowTalkは、チャットによるメッセージのやり取りや、タイムラインへの情報が投稿できる社内SNSサービスです。

<WowTalkのポイント>

  1. 個人単位でのカスタマイズ
    各機能のオンオフなど、個人単位で設定することができます
  2. 翻訳機能
    14ヶ国語に対応しており、海外の拠点ともやり取りがスムーズになります

<WowTalkを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    通常のビジネスチャット同様に、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. トライアルまでに3営業日かかる
    気軽にお試しができるわけではなく、担当者からサービス説明などを受けなければなりません
 

Typetalk

Typetalkは、ビジネス向けのチャットツールです。
プロジェクト管理ツール「Backlog」を提供しているヌーラボが開発しているため、同じアカウントで、BacklogとTypetalkを利用することができます。

<Typetalkのポイント>

  1. Backlogも同じアカウントで使える
    1つアカウントを作成すれば、同じアカウントでBacklogにもログインすることができます
  2. ログイン履歴が分かる
    ログインした場所を時間の履歴が分かり、不審な点があった場合には通知がきます

<Typetalkを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    通常のビジネスチャット同様に、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. ストック情報を管理できない
    あくまでチャットツールのため、例えばタスクはBacklogで管理をしなければならないなど、Typetalkだけでストック情報を管理することができません
 

LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能や掲示板機能が使えるグループウェアです。

<LINE WORKSのポイント>

  1. 慣れた使い勝手
    チャット機能については、LINEと変わらないため、いつも使うような操作性で利用することができます
  2. 様々な機能が使える
    チャット機能だけでなく、カレンダー機能やファイル管理もできるため、LINE WORKSだけで業務を完結することができます

<LINE WORKSを使う上で気をつけたい点>

  1. 利用開始の手続きが面倒
    本人認証やワークスグループの作成など、使い始めるまでのステップが多いです
  2. 使いこなせるまでに時間がかかる
    チャット機能自体はLINEと同じ感覚のため簡単ですが、それ以外の機能が多く、使いこなすまでに時間を要します
 

トークノート

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内イベントの情報など、ビジネスに関係のない連絡が多い場合には、使いやすいツールです。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  2. 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 

まとめ

ビジネスチャットツールは非常に便利である一方で、デメリットがあるということを認識しておくことが大事です。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容と元に、社内でのチャットの使い方などを改めて見直してみていただければと思います。

 
 
 

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