LINEやFacebookなどのプライベートなSNSに加え、社内でも同様にSNSを活用してコミュニケーションを取っている企業も多くなってきました。
 
しかし、社内SNSを導入することで良いこともあれば悪いこともあり、自社に合わせて運用も必要になってきます。
 
そこで今回の記事では、社内SNSを導入することのメリットやデメリット、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
現状導入しているツールに満足していない方や、これから導入を検討しようとされている方は是非参考にしてみていただければと思います。

 

社内SNSとは?

プライベートでLINEやFacebookなどを利用されている方が多いと思いますが、それらのビジネス専用版が社内SNSとなります。
普段SNSを使うのと同じように、社内でコミュニケーションを取ることができるため、情報共有の方法として多くの企業が採用しています。
 
また、タスク管理のような機能がついている社内SNSを使えば、仕事の管理をしながら、チャットでのやり取りをするようなことも可能になります。

社内SNSはどれくらい浸透しているのか?

キーマンズネットの2019年の調査によると、社内SNSを含む社内情報共有ツールの導入率は62.7%と、前年に比べ上昇傾向であることが分かります。
ツール別でも「社内SNSの利用」は1.0ポイント増加しており、徐々に浸透してきています。

社内SNSを導入することのメリット・デメリット

メリット

気軽なコミュニケーションが多くなる

プライベートで利用するSNSのように使えるため、ちょっとしたことでも気軽に投稿できます。
そのため、社内コミュニケーションが活発になり、多くの情報が共有されることにも繋がります。

時間や場所に関係なくコミュニケーションができる

社内外でパソコンやスマホなどのモバイル端末でアクセスできるため、必要な時にコミュニケーションができるようになります。
そのため、迅速に仕事を進めることにも繋がり、社内の業務効率化や生産性向上に寄与します。

デメリット

情報が流れていきやすい

多くの情報がやり取りされることから、必要な情報は自分で管理しておかないと後から見返そうと思っても、その情報に辿り着くのが難しくなります。
特に検索機能が使えなかったり、精度の低いものだったりすると、一度見失ってしまった情報にアクセスするのは非常に困難です。

プライベートとの線引きがしにくい

気軽なコミュニケーションができるため、昼夜問わず情報のやり取りがされることもあります。
そのため、業務時間外は通知をオフにできたりするなどの設定ができることが重要です。

無料で使える社内SNSのオススメ11選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

トークノート

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内イベントの情報など、ビジネスに関係のない連絡が多い場合には、使いやすいツールです。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  2. 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 

チャットワーク

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
今まで電話やメールで行なっていたやり取りからチャットにすることで、業務の効率化が期待できます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  2. 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、チャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 

Workplace by Facebook

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
個人のFacebookを利用している感覚で使えるため、導入のハードルが低くなります。

<Workplace by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplace by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  1. コミュニケーション機能が多すぎる
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、それぞれの機能をどのように使えばいいか迷うことがあります
  2. フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 

LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能や掲示板機能が使えるグループウェアです。

<LINE WORKSのポイント>

  1. 慣れた使い勝手
    チャット機能については、LINEと変わらないため、いつも使うような操作性で利用することができます
  2. 様々な機能が使える
    チャット機能だけでなく、カレンダー機能やファイル管理もできるため、LINE WORKSだけで業務を完結することができます

<LINE WORKSを使う上で気をつけたい点>

  1. 利用開始の手続きが面倒
    本人認証やワークスグループの作成など、使い始めるまでのステップが多いです
  2. 使いこなせるまでに時間がかかる
    チャット機能自体はLINEと同じ感覚のため簡単ですが、それ以外の機能が多く、使いこなすまでに時間を要します
 

Slack

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
他サービスとの連携が豊富なため、すでに何かしらのツールを使っている場合は効果的に利用することができます。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

gamba!

gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。

<gamba!のポイント>

  1. 日報をSNSのように使える
    日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用できます
  2. 手軽に日報を残すことができる
    テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報を書くことができます

<gamba!を使う上で気を付けておきたい点>

  • あくまで日報機能がメイン
    日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能は付いていません
  • 15日間しか無料トライアルがない
    無料トライアル期間が短いため、短期間で試さなければなりません
 

NotePM

NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。

<NotePMのポイント>

  1. 安心のセキュリティ
    2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています
  2. 既読管理や見た時間がわかる
    既読管理があることで、その内容を他の人が見ているか見ていないかの確認が簡単になります

<NotePMを使う上で気をつけておきたい点>

  1. 無料プランがない
    30日間の無料トライアルのみとなるため、使い続けるには有料プランにする必要があります
 

Qiita:Team

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ができるノート型のアプリです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主にエンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、ノウハウを簡単に蓄積・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

aipo.com

aipo.comは、チーム内での日程調整やオンライン会議、定例イベントの告知、予定のリマインドなど、様々な活用方法ができるグループウェアです。

<aipo.comのポイント>

  1. 機能を絞って始められる
    例えば、「カレンダー」「チャット」のみから始めることができるため、社内にグループウェアを浸透しやすくなります

<aipo.comを使う上で気を付けておきたい点>

  • 機能ごとに費用がかかる
    定額で様々な機能が使えるわけではなく、機能ごとに費用がかかるため、多くの機能を使えばそれだけ毎月の利用料が高くなってしまいます
 

WowTalk

WowTalkは、チャットによるメッセージのやり取りや、タイムラインへの情報が投稿できる社内SNSサービスです。

<WowTalkのポイント>

  1. 個人単位でのカスタマイズ
    各機能のオンオフなど、個人単位で設定することができます
  2. 翻訳機能
    14ヶ国語に対応しており、海外の拠点ともやり取りがスムーズになります

<WowTalkを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    通常のビジネスチャット同様に、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. トライアルまでに3営業日かかる
    気軽にお試しができるわけではなく、担当者からサービス説明などを受けなければなりません
 

まとめ

社内SNSの導入はメリットの部分が大きいかと思いますが、デメリットがあるという前提のもとで運用することで、より良い結果が出るのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を参考にしてみていただければと思います。

 
 
 

こんなお悩みありませんか?
「チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒」
Stockは「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。
ITに詳しくない65歳の人が、説明なく使えるほどシンプルです。



Stockの詳細はこちら