イベントは参加する人にとっては華やかな世界のように感じますが、実施までの準備には多くの苦労があります。
 
また、どのような企画をすれば喜んでもらえるか、感動を与えられるかなど、日々悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、イベント企画の際の重要なポイントと、準備段階での情報を簡単に残しておくことができるツールをご紹介させていただきます。
 
イベントの実施にあたり、余計な調整が発生することが多かったり、なかなか予定通りに進まないと感じている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

イベント企画とは?

イベント企画とは、イベントの開催アイデアから当日の運営までの計画と準備のことです。
イベントの発案段階では「目的」「ターゲット」「内容」を行うのかを考え、その後は当日の実施に向けて準備を行います。
イベントは、展示会や見本市のようなビジネス向けのものから、音楽フェスなどのエンターテイメント性の高いものまで様々です。

イベント企画の際の重要な3つのポイント

ターゲット設定

イベントを成功されるために「ターゲット選定」は非常に重要です。
イベントの目的を考えるのと同時に、「誰に何を伝えるのか」ということを明確にすることが大事です。

参加者にとってのベネフィットの提供

ターゲットを決めた後は、対象の人たちに「どんなベネフィットを提供するのか」ということを明確にします。
イベントに参加することで得られることをきちんと伝えることで、参加者にとってもイベントに対するイメージしやすくなります。

盛り込み過ぎない

イベント内のコンテンツがあまりに多すぎると、中途半端なイベントになってしまう危険があります。
中途半端になることで、何をしたいイベントなのかが分かりづらくなるため、メインのコンテンツになるような軸となるコンテンツを設けることが大事です。
 

イベントを企画してから実施するまでの流れ

①目的と内容を決定

まずは「イベントの目的」を決めることからスタートします。
その上で、その目的を達成するために必要な内容(コンテンツ)を考え、「誰に何を伝えるか」をより明確化していきます。

②日程と会場を決定

イベントの目的と内容が決まれば、それを実施するのにふさわしい会場を決めます。
イベントの内容や利用したい会場によっては、希望する日程で予約できないこともあるため、複数の候補をあげた上で、その中から選定することになります。
また、会場によって使える備品なども異なるため、何度か下見をする必要があります。

③イベントの宣伝

イベントのターゲットによって宣伝方法も異なってきます。
SNSなどを活用してインターネット経由で行うのか、チラシなどの紙媒体で行うのか、ターゲットの普段の生活様式に合わせた宣伝方法をすることで、当日の集客に繋がります。

④当日に向けての準備

「タイムスケジュール」「備品の準備」「当日の人員配置」など、決めなければいけないことは山ほどあります。
特に当日のスタッフ全員が見るような資料は、誰が見ても当日の動きが分かるように具体的に作成しておくことが重要です。

⑤イベントの実施

イベント当日は予定通りに進むことは少なく、何かトラブルがあるという心構えで臨むことも大事です。
また、イベント終了時には参加者にアンケートなど、意見を聞くことで次のイベントへの学習に繋げることができます。

イベントの準備段階で困ること

関係者が多い

イベントの発案から当日までは、多くの時間を要し、様々な領域の人の協力を得るため、自然と関係者が増えていきます。
そうすることで、情報の共有が難しくなったり、「いつ」「誰が」「何をする」といったようなことを管理することも難しくなります。

色々な情報が錯綜する

関係者が多くなることで扱う情報も多くなり、管理が非常に難しくなってしまいます。
特にチャットツールを使っていると、どこにどんな情報があるかが分からなくなり、必要な情報を探せない、もしくは何を見ればいいか分からないという状況になってしまいます。

イベント実施までの情報を簡単に管理できるツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

イベントの企画から実施までには多くの関係者が参加するため、その中での情報共有や認識合わせは非常に大事なことです。
 
そのためには、各ステップでの情報をしっかりと残し、いつでも振り返れるようにしておくことが必要になります。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を参考にしていただければと思います。

 
 
 

こんなお悩みありませんか?
「チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒」
Stockは「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。
ITに詳しくない65歳の人が、説明なく使えるほどシンプルです。



Stockの詳細はこちら