「しっかり情報共有しよう」
このような言葉は、どの会社でも言われており、自分でも必要性を感じる機会が多いかと思います。
 
しかし、実際には想定された情報共有がなされておらず、どのようにすればいいかお困りの方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、情報共有の必要性や、必要なツールをご紹介させていただきます。
 
情報共有がなぜ必要なのか?を再確認した上で、社内の環境構築に役立てていただければと思います。

 

情報共有とは?

情報共有とは、個人が持つ情報を他の人やグループに対して共有し、活用することを言います。
情報共有の仕方としては、会議中の発言やwebツールの利用などが挙げられ、それらの共有情報を蓄積しておくことで、社内の情報資産として活用できるようになります。
 
社内の情報共有が促進されれば、全体の作業が効率化できたり、コミュニケーションの活性化にも繋がるため、情報を共有するだけでなく、それらが蓄積される仕組みも重要となります。

情報共有しないことで発生する問題

ノウハウやナレッジの属人化

情報共有が不足していると、例えば「ベテラン社員しか知らない情報」が共有されないため、その人がいないと業務ができない、仕事を進められないという状況になってしまいます。
また、知識を持っている人が退職してしまった場合なども同様なため、それらの価値ある情報は必ず別の人が引き継ぐための管理をしなければなりません。

社員間のコミュニケーション不足

情報共有をしないことは、社員の情報格差にも繋がります。
それが原因で、プロジェクトが思うように進まなかったり、余計な後戻りも発生してしまうことになります。
そのようなことから、社内の人間関係にも亀裂が入り、余計にコミュニケーションが取られなくなってしまうということもありえます。

生産性の低下

仕事を進める上での悩みやつまづくポイントというのは、ある程度共通している部分もあるかと思います。
そのため、同じような課題を1人1人が抱えていては、生産性の面では非常に効率が悪い状態です。
しかし、それらの解決策を知っている、もしくは一度経験している人がいる場合には、それらの情報が蓄積されていれば、すぐに問題が解決できるようになります。

情報共有をすることのメリット

「情報共有しないことで発生する問題」の解消

情報共有をすることで、上述の「3つの問題」を解消することができます。
ナレッジなノウハウなどの知識の水準を社員間で揃えることができ、社内の業務効率化に繋げることができます。

社員それぞれの動きを把握できる

もちろんノウハウやナレッジの情報共有も大事ですが、チームや個人が「今何をしているのか」[どんな施策をしてどんな結果が出たのか」などの進捗を共有することも大事です。
 
そのような情報について共有することで、全体の方向性を揃えることができ、1つの目標に対して全員で進んでいるという環境を作ることができます。
 
また、そのように現状を共有することで、他の人からアドバイスがもらえたり、手助けしてもらえることにも繋がります。

なぜ「情報共有」がうまくいかない会社が多いのか?

情報共有をすることの必要性や価値が理解されていない

「このくらいのことを共有してもいいのか」という意識があると、なかなか情報共有されないものです。
また、共有された情報が活用できる、誰でも見ることができるという状況を作っておくことで、社内の認識も変わってきます。

情報共有の仕方が分からない

この情報を「みんなに伝えたい」「蓄積しておきたい」と思っても、それを実行する環境がなければ、いつまでたっても共有されることはありません。
そのためには、情報共有の時間を設けたり、ツールを活用してそこに記載するようにするなど、誰もが迷わない方法を決める必要があります。

社内の情報共有が円滑になるツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

「情報共有する」ということは簡単に思えて、意外と難しいことだと思います。
 
そのため、適当にしてしまうことで、仕事や社内のコミュニケーションに支障が出てくることになってしまいます。
 
是非、今回ご紹介させていただいた内容を元に、情報共有の仕方について検討していただければと思います。

 
 
 

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