業務効率化の重要性が叫ばれている中、なかなか業務効率化に繋がるような施策や活動ができていない企業の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、業務効率化のためのアイデアや、すぐに取り組むためのポイント、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
業務効率化のために何をすればいいのか分からずに、なかなか実行できないという方は是非参考にしてみていただければと思います。

 

業務効率化とは

業務効率化とは、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことによって、効率的に経営リソースを投下し、円滑に業務を遂行できるようにするための取り組みのことを指します。
また、業務効率化と生産性向上は混同されがちですが、業務効率化は、生産性向上のための「手段」という位置付けになっています。

業務効率化のアイデア

ツールやシステムの導入

業務効率化するための方法として、真っ先に思い浮かぶのが「ツールやシステムの導入」かと思います。
情報共有ツールなどのような全社的に導入できるものや、営業管理システムなど特定の部署に導入するものまで様々あります。
そのため、事前に「ツールを導入することで何を期待するのか」を明確にしておかないと、ただただ導入するツールが増えるだけで、業務効率化には繋がりません。

業務のアウトソーシング

本来注力すべき業務以外のことに時間を割かれてしまっている場合、それらをアウトソーシングする方法も考えられます。
特にルーティン化している業務は、アウトソーシングに向いているため、うまく活用することで効果が見えやすくなります。

ワークフローの見直し

今やっている作業手順に改善するポイントはないか、無駄な作業は発生している手順はないかなど、普段当たり前のようにやっていることでも、一度見直しをする必要があります。
その他、毎週1回の定例会議を隔週にしたり、テレワークの普及に伴い出勤日数を減らすなど、定例化されている事柄の頻度を減らすということも一つのやり方です。

業務効率化を成功させるためのポイント

効率化したい内容の明確化

業務効率化と言っても「どの仕事を効率化したいのか」といったことが明確になっていないと、なんとなく効率化できるようなことをしてしまい、逆に非効率となってしまいます。
そのため、改善すべき項目を特定し、そこから、そのために何をするべきかと考えることが大事です。

業務クオリティの均一化

特定の人が効率的に仕事ができるようになったとしても、他の人も同じようにできなければ業務効率化とは言えません。
そのため、情報格差の是正、マニュアルなどの整備をすることがクオリティの均一化に繋がります。

実現可能性の検討

業務効率化できそうだと考えたとしても、それをどう実現するかを考えなければ、アイデアだけで終わってしまいます。
そのため、効率化のための施策が実際の業務に落とし込むことができるかという視点で考えることも重要です。

業務効率化に役立つツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

業務効率化するためのポイントを理解することで、自社でできるようにするべきことが見えてくるのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を参考に、業務効率化に取り組んでみていただければと思います。

 
 
 

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