退職時以外にも、部署異動や担当者変更により発生する引き継ぎ業務ですが、滞りなく後任者に引き継ぎをすることができていますでしょうか?
 
会社や後任者、クライアントに迷惑がかからないようにするためにも、きちんと引き継ぎをしておく必要がありますね。
 
今回は、引き継ぎ業務を失敗しないために、気をつけておきたいポイントや効果的なツール活用法についてご紹介させていただきます。

 

引き継ぎで失敗する原因

引き継ぎを失敗してしまう場合にはどういった原因があるのでしょうか。
下記の原因に注意して引き継ぎすることで、より効果的にかつ正確に引き継ぎ業務を行いましょう。
 
①引き継ぎを口頭だけで済ませてしまう
引き継ぎ事項が整理されていなく、大事な情報を伝え漏れてしまう危険性が高いです。引継書という形で残すことで引き継ぎ内容を整理し、正確に後任者に伝えるようにしましょう。
 
②業務に関するノウハウを引き継がない
経験によって得られたノウハウを引き継がないことで、後任者はまた1からノウハウを いけません。自分のノウハウを引き継ぐことで、後任者へのスムーズな業務の移行を手助けします。
 
③社内外の調整が不十分
「引き継がれたことを知らされていなかった」「言われていたことと違う」など思わぬトラブルの原因となってしまうので、後任者を含め、社内外の関係者と引き継ぎに関する打ち合わせを実施することが大事になります。

引き継ぎで失敗しないためにできる4つのこと

事前準備をしっかりしておけば、引き継ぎ作業は大変な業務ではありません。
また、引き継ぎをきちんとしておくことで、引き継ぎ後の業務に支障をきたすことがないため、思わぬトラブルになることも防ぐことができます。

①日頃からツールを活用しよう

日頃からツールを活用して、ノウハウやデータを残しておくことで、いざ引き継ぎをしなければいけない時に効果的に引き継ぎをすることができるようになります。
 
例えば、「Stock」を使うと、引継書と一緒にデータも保管できるため、全ての情報を1ヶ所にまとめて管理することができます。
そのため、後任者にとっても、引き継ぎの情報は「Stockだけを見ればいい」という状態を作り出せるため、重要な情報やデータがあちこちに散らばってしまい、確認が漏れていたというようなことがありません。

Stock


チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stockを使うと、簡単に情報が残せるので、引き継ぎに関する事項を思いついた時に記入し、あとで体裁を整えることも簡単です。
ノウハウを属人化させないためには、チームの情報を1箇所にまとめておき、誰もがいつでもどこでも閲覧できる環境が必要になります。
Stockを使えば、驚くほど簡単に情報を残すことができるため、重要な情報があちこちに分散することがありません。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくなくても、すぐに始められる。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stockの主な機能

ノート機能

引き継ぎ以外にも、会議の議事録やマニュアル、ノウハウや連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の進捗を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
チャット

ノートのテーマ毎にチャットができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮することが可能となります。

■Stockの導入費用


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

②引継書を作成しよう

引継書には、口頭での確認や打ち合わせだけでは伝え漏れてしまうことを防ぐ役割があります。
もし、属人的なノウハウや業務の仕方がある場合には、引継書を作成しないと後任者に細かく伝えることはできません。
そこで、引継書には下記の項目は記載するようにしましょう。
 
  • 業務の流れ
  • 業務に関連するデータや書類の保管場所
  • 業務を行う上での注意事項
  • 業務に関わる社内外の関係者とその役職
  • 過去に起こったトラブルやその対処法のノウハウ
  • 顧客情報

③スケジュール管理を徹底しよう

引き継ぎのスケジュールをしっかりと管理していないと、後回しとなってしまい、結果的に、重要な内容が引き継ぎできていなかったり、漏れていたりすることになってしまいます。
例えば、「Googleカレンダー」を使って、事前に引き継ぎに関する業務や打ち合わせのスケジュールを確保するようにしておきましょう。

Googleカレンダー


「Googleカレンダー」

https://calendar.google.com/calendar

Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。使ったことがある人が多いカレンダーではないでしょうか。

■Googleカレンダーの特徴

1.全てのプラットフォームに対応している
 PCからスマホ、ガラケーまで、全てのプラットフォームに対応しているため、誰でも利用することができます。
 
2.スケジュールの共有と通知が簡単
 Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であれば、簡単にスケジュールの共有ができますし、通知の種類の豊富で、スケジュール忘れの防止に繋がるのはありがたいですね。

■Googleカレンダーの主な機能

カレンダー

ドラッグ&ドロップでスケジュールを移動させることができたり、様々な予定を1箇所で管理できるので、スケジュールの抜け漏れ防止に繋がります。

■Googleカレンダーの料金

Googleカレンダーは、全ての機能を無料で使うことができます。
 

④後任者と一緒に仕事をしよう

自分が担当するクライアントがいる場合には、クライアントの担当の方にも引き継ぎを行います。その場合、事前に担当の方へ、後任者に引き継ぐことを伝える必要があります。
 
そして、引き継ぎと挨拶のためにアポイントを取り、後任者とクライアントの担当者との顔合わせをする機会をいただきます。きちんとクライアントの担当者との顔合わせの機会を設けることで、その後、万が一トラブルが起きたときに、先方がネガティブな印象を持つことを防ぐことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
引き継ぎ業務は面倒と思われがちですが、事前の準備やツールを活用することで、効率的に引き継ぎ業務を行うことができます。
 
そして、しっかり引き継ぎ業務をしておくことで、トラブルを事前に防止できたり、滞りなく後任者が業務をスタートすることができますので、今回ご紹介させていただいた方法を参考に、引き継ぎ業務に取り組んでいただけたら嬉しいです!