Googleスプレッドシートで、プロジェクト管理をしたいとお考えの方はいませんか?

Googleスプレッドシートの内のテンプレートを使えば、いますぐにでもガントチャートを使ったプロジェクト管理ができます。

そこで今回は、Googleスプレッドシート内のテンプレを使った、ガントチャートの使用とテンプレのアレンジ方法をご紹介します。

お手軽なテンプレを使って、プロジェクト管理を簡単に行いましょう!

なぜGoogleスプレッドシートを使うのか?

世の中にはいくつものプロジェクト管理ツールが存在します。

その中でもなぜGoogleスプレッドシートを使い方が多いのか?
その理由は3つあります。

共有が簡単

Googleのアカウントを持っていれば、誰でもスプレッドシートの閲覧や編集が可能です。

情報の管理さえしっかりしておけば、社外の人たちとのプロジェクトでも、お互いにスプレッドシートを編集し合うことができます。
これにより、一方が進捗を報告して、もう一方がプロジェクト管理表に進捗状況を打ち込むという手間を、一つ減らすことが可能になります。

無料で使える

Excelに勝る機能を持っているとも言われているGoogleスプレッドシートは、なんと全て無料で使うことができます。

また、今回説明するプロジェクト管理だけでなくタスク管理スケジュール管理など、表計算以外のことも何でもできてしまいます。

アレンジの幅が広い

条件付き書式やデータの入力規則など、もともとGoogleスプレッドシートに備わっている機能をうまく使うことで、プロジェクト管理を独自にアレンジすることができます。

これから説明するガントチャートのテンプレートもありますが、それに改良を加えたり、あるいは1からオリジナルのガントチャートを作ることも可能です。

ガントチャート×テンプレートの使い方

それでは本題である、Googleスプレッドシートのテンプレを使った、ガントチャートの使用方法を説明していきます。

テンプレの選択

まずは、Googleスプレッドシートを開きます。
右上の「テンプレートギャラリー」をクリックすると、Googleスプレッドシート内にある標準のテンプレート一覧が表示されます。

その後、プロジェクト管理の項目の中にある、「ガントチャート」をクリックします。

クリックすると、下記のようなガントチャートテンプレが表示されます。
スプレッドシートに慣れている方であれば、いますぐにでも使うことができると思います。

テンプレの説明

①では、プロジェクト名やマネージャー名などを記入します。
記入欄をクリックし、すぐに打ち込むことができます。

②では、プロジェクトを進めるにあたっての、大きなフェーズとそれぞれのフェーズごとのタスクを記入します。
またタスクの作業者と日付や期限も入力することが可能です。

③では、タスクの進行状況を色の塗り潰しで把握しています。
画像上部のバケツマークを押すことで、選択したセルの塗り潰しを行うことができます。

Googleスプレッドシートの共有方法

最後にGoogleスプレッドシートの共有方法を説明します。

右上にある「共有」ボタンをクリックすると、下の画像のような項目が出てきます。
「ユーザーやグループの追加」という欄に、共有者のメールアドレスを打ち込むことで、共有を可能にします。

また、項目下の「リンクをコピー」というボタンを押すと、作業をしているスプレッドシートのURLが出力されるので、このURLを配布することでも共有が可能です。
この時に、共有者の権限(閲覧のみ、編集可)を決めることもできます。

おすすめのガントチャートアレンジ

既存のテンプレートをそのまま使うのもいいですが、一手間加えることでさらに使いやすくすることができます。

今回は2つアレンジ方法をご紹介します。

日付を簡単に選択

元々のテンプレートでは、日付と期限をキーボードで入力する必要があります。
しかし、スプレッドシートには「データの入力規制」という機能があり、セルに数字をある範囲までに制限したりすることができます。

今回はこの機能を使い、日付入力をカレンダーの日付クリックによって選択するようにできます。

下記画像の順番に進んでいき、まず初めにデータの「データの入力規制」をクリックをします。
その後、2枚目の画像のような入力画面が出てきます。

ここで、日付選択をするセルの範囲を指定して、「日付」という項目を選択します。

保存ボタンを押して、選択したセルをクリックすると下記のようにカレンダーが表示されるようになります。

指定するカレンダー内の日付を選択することで、テキストとしてセル内に日付が出力されるようになります。

進行状況の色変更

既存のテンプレートの色では緑が指定されています。
「条件付き書式」を使うことで、色の変更はもちろん、進捗度による色の濃淡の変更もすることができます。

その場合はまず下記のように、「表示形式」ボタンを押して、条件付き書式をクリックします。
そうすることで、カラースケールの欄で、色の濃淡の変更などができるようになります。

ガントチャートよりも使いやすいおすすめプロジェクト管理ツール

「Stock」はガントチャートツールではありませんが、「ガントチャートは難しい」「ガントチャートは管理するのが面倒」という方にとっては、おすすめのツールです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

今回の記事では、Googleスプレッドシートのガントチャートを使った、プロジェクト管理方法をご紹介しました。

ガントチャートを使いこなせる方はもちろんのこと、ガントチャート以外の管理方法を模索されている方は、「Stock」も試してみてください。