資料作成やメールの返信、営業電話など、あれやこれやと作業を行ったり来たりしてしまう方はいませんか?

ついつい、「そういえばメールの返信をしなきゃ」と思いつき、今の作業を中断して別の作業に。
この時にいつも集中力が切れて作業がはかどらない、だらだらと作業をやってしまう、そんなことがあるでしょう。

この記事では、マルチタスクの理解とデメリット正しいタスクの管理術を解説します。
きちんとしたタスク管理を覚え、作業をてきぱきと高速で終わらせましょう!

マルチタスクの理解

ここではマルチタスクの定義と、なぜ人間はマルチタスクができないのかを説明をします。

マルチタスクとは?

マルチタスクとは、複数の作業を並行して行うことです。
例えば、電話をしながらメールの返信をしたり、資料を作成しながらチャットでやりとりをしたり、といった状況を指します。

これと対照的なのがシングルタスクです。
シングルタスクとは、一度に一つずつタスクを処理していくことです。

シングルタスクしかできない人は、マルチタスクをする人に劣っているという印象を持ちがちですが、実際にはそうではありません。

人間はそもそもマルチタスクができない

マサチューセッツ工科大学のEarl Miller教授の研究によると、このようなことが証明されています。

「マルチタスクにうまく関連付けられていない…人々が彼らがマルチタスクであると考えるとき、彼らは実際にあるタスクから別のタスクに非常に急速に切り替わっているだけだ。」

つまり人間はマルチタスクをしているのではなく、シングルタスクを瞬時に切り替えているということです。

研究結果が示している通り、人間はマルチタスクができない脳の作りになっているということです。
なので、多くの仕事をてきぱきと終わらせる人は、シングルタスクを上手くこなす術を持っているということになります。

マルチタスクのデメリット

正しいタスク管理術に入る前に、マルチタスクのデメリットを2つ挙げます。
皆さんも日々実感しているかと思いますので、ざっくりと説明します。

生産性が著しく低下

マイクロソフトの研究によると、マルチタスクによって生産性が40%低下する研究結果が示されています。

マルチタスクをしていると、作業の途中で別の作業、別の作業中にまた別作業への切り替え、といったように中途半端にタスクを残した状態で、別の作業に移っています。

そうすると、脳が次の作業に上手く切り替わることができません。
なので前の作業を引きずりながら作業をしている状態になってしまい、上手く集中できず生産性が落ちてしまうことになります。

集中力が続かない

上記で説明したように、作業の切り替え時に集中力が低下します。

一回だけならまだしも、複数回切り替えてしまうと完全に集中力が切れてしまう可能性が高くなります。

正しいタスク管理術

ここで紹介させていただくのは『どんな仕事も「25分+5分」』という書籍を元にしたタスク管理術です。

タスクを可視化

まず作業に入る前にやることは、1日のタスク決めです。
今日やるタスクを整理し可視化することで、マルチタスクを防ぎ、シングルタスクに専念することができます。

しかし、1日を過ごしていてクライアントや上司に、「この作業もお願い」「あれやっておいて」といったようにやるべきことが増えることがあります。

このような時は、タスクの期日や優先順位のバランスを取り、後回しにするものは別の日に行ったり、緊急性の高いものの場合は、タスクの入れ替えをしたりと臨機応変に対応します。

この時注意して欲しいのは、タスクを切り替える時は30分の作業単位を守ることです。
追加で作業が入ってきても、今やっている30分単位のタスクをやり終えてから、新しいタスクをするようにしましょう。

そうすることで、タスクの切り替えがきちんと行え、集中力をキープすることができます。

時間を区切る

上記で紹介した書籍では、一区切りの時間を25分(作業)+5分(休憩)の30分としています。

一度に集中できる時間は25分が限界だとしていて、作業が終わったら休憩としています。集中力を持続させるだけでなく、タスクの時間管理も同時に行うことができます。

一つの区切りを、30分とキリのいい単位にしているので、1日の作業時間から逆算して、1日にできる作業数を計算します。そして、今日やるタスクに30分単位の時間を割り振ります。

そうすることで、タスクごとの必要時間を把握することができ、上手いタスク管理が可能になります。

適度に休憩

一回の作業につき5分休憩を確保しているように、休憩をすることはとても重要です。

特に、作業の切り替え時がキーポイントになります。
今までの作業から頭をリフレッシュすることで、次のタスクへの集中がスムーズになります。

コーヒーを取りに行ったり、仲間と雑談をするのもいいでしょう。
できるだけ仕事に関係のないことをして、リフレッシュをするのがおすすめです。

タスクを効率的にこなすことができるおすすめツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

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40ノートまでは無料で利用することができます。
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まとめ

いかがでしたでしょうか?

正しいタスク管理をするにはツールを使うのがとてもおすすめです。
ツールを使うことで、チームでのタスク管理ができるようになり、より簡単にタスク管理が可能になる機能がついています。

便利なタスク管理ツールを使って、生産性の高い作業をしましょう!