皆さんは仕事をする際にToDoリストを作成していますか?
なんとなく書き出して、完了したら消去するだけで、リストを活用できていない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事はToDoリストが可能にすること、選び方のポイント、おすすめツールを9個ご紹介します。
 
ToDoリストをより上手に活用したい、これからToDoリスト管理ツールを導入してみたいという方は是非参考にしてみてください。
 

ToDoリストが可能にすること

ToDoリストは「やることリスト」ともいい、これからやるべきことをリスト化したものです。
多くの人は、ToDoリストは「やることをただ書き出しただけ」と勘違いしているかもしれません。
 
しかし、ToDoリストを作ることで以下のような4つの効果があります。

やるべきことの洗い出し

まず、ToDoリストを作るためには、自分がやるべきことを全て考えなければなりません。
そうすることで、自分がやるべきことが明確になり、抜け・漏れを防ぐことができます。
同時に、無駄な作業の削減も可能になります。

やり忘れ防止

リストとして書き留めることにより、「しまった!あのタスクをやるのを忘れた!」という事態を防ぐことができます。
リストという形で可視化することで、やるべき作業が定かになるのでやり忘れや、期限を過ぎることを防ぐことができます。

優先度確認

リスト化する際に、優先度も同時に考えることで頭が整理され、どのタスクからやるべきかが明確になります。
また作業中にも一覧として見ることができるので、優先順位の高いタスクから行えるようになります。

進捗管理

やるべきことが可視化されることで、どれくらい作業が進み、進行状況は良好かの判断ができるようになります。
作業が遅れていれば、改めてスケジュールを調整するなど、適切な対処を図れるようになります。

ToDoリストを選ぶポイント

ToDoリストの管理ツールには様々な機能があります。
自分にぴったりのツールを選ぶために、以下のポイントに注目しましょう。

共有できるか

仕事は1人でやるものではなく、チームで行うものです。
そのため、チームメンバーのタスクを把握することで、情報の共有が簡単になり、仕事の成功に結びつきます。
 
仕事のメンバーとToDoリストを共有することで、期限に関するミスなどを防ぐことができます。
また上司は部下に対して、ツールでタスクを設定することまで可能になり、手間を省くことができます。

リマインダー・通知機能

期限のないタスクであれば、気にする必要はありませんが、期限が決まっていて特に重要度の高いタスクであれば、リマインダー機能はとても役に立ちます。
絶対に忘れてはいけないタスクに対してリマインダーを設定することで、再確認にもつながり、安心して仕事に臨めます。

繰り返し機能

定期的に同じタスクがあれば、繰り返し機能がついていると便利です。
例えば、上司への報告や日報の打ち込みなど、毎回リストに入力する手間がなくなると、作業時間が増え、効率的に仕事をすることができます。

操作性

ツールが使いやすいかどうかということも非常に重要なポイントです。
シンプルで見やすいもの、高機能だけど少し複雑なものまで、多種多様です。
迷った時は、自分が使いやすいと思うデザインで選ぶのも一つの手でしょう。

ToDoリストおすすめ9選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Microsoft To Do

Microsoft To DoはMicrosoft社が開発した、シンプルで分かりやすいことが特徴のタスク管理ツールです。

<Microsoft To Doのポイント>

  1. Outlookと連携できる
    Outlookで受信したメールをタスクに追加できるので、仕事でOutlookメールを使っている方には非常に便利です。
  2. タスクを「グループ」と「リスト」に分類できる
    大きい分類として「グループ」、小さい分類として「リスト」に分けることができるので、タスクごとに整理できます。

<Microsoft To Doを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有するにはリンクを送らないといけない
    リストを共有するためにはMicrosoftアカウントを持った相手に招待リンクを送らないといけないので少し手間がかかります。
  2. 期限の時刻を設定できない
    期日の設定は可能ですが、時刻の設定まではできないので、細かく管理したい人には向いていません。

Google ToDo

Google ToDoはGoogleが開発したToDoリスト管理に特化したシンプルなツールです。

<Google ToDoのポイント>

  1. タスクを詳細に管理することが可能
    タスクごとに「サブタスク」をつけることができ、それぞれのタスクにコメントをつけることができるので、タスクを細かく管理することができます。
  2. Gmailの内容をタスクに追加できる
    Gmailで送られた内容をタスクに同期できるので、Gmailを使っている方には嬉しい機能です。

<Google ToDoを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有機能がない
    自分以外の他者に共有する機能はないため、自分のToDoリスト管理には向いていますが、チームで共有したい場合には向いていません。
  2. 時間を設定するためには Googleカレンダーを利用しなければならない
    期日の設定はできますが、時間の設定ができないため、メモ欄に記入しなければなりません。Googleカレンダーを利用して初めて、時間の設定が可能になります。

Trello

Trelloはホワイトボードのようなボードにタスクを管理するため、一目でわかりやすいことが特徴のツールです。

<Trelloのポイント>

  1. チームで利用することができる
    ボードを共有したいメンバーを設定できたり、チーム単位でボードを紐付けることができるため、共同作業が進めやすいです。
  2. 優れた操作性
    タスクを「ふせん」のようにドラッグ&ドロップで「進行中」や「完了」などの進捗状況に応じて管理することができます。

<Trelloを使う上で気をつけたい点>

  1. メンバー間のコミュニケーションは取れない
    コミュニケーションをとる機能はないため、直接確認するorメールor別のツールの導入が必要です。
  2. セキュリティを強化するためには有料プランにしなければならない
    無料プランではセキュリティをあまり提供していないため、ビジネスで使う場合には一人あたり9.99ドル〜/月のプランにする必要があります。1人あたり20.83ドル/月のプランでは2段階認証やSAML認証も追加されるのでさらに安心です。

Google Keep

Google Keepはメモ帳としても利用できる誰でも簡単に使えるToDoリスト管理ツールです。

<Google Keepのポイント>

  1. 共有がしやすい
    Googleアカウントを持つメンバーを共同編集者に設定すると、他のユーザーとも一緒に、簡単にタスクの管理・編集ができるようになります。
  2. リストに色付けができる
    リストごとに色をつけて管理ができるので、仕事のジャンルごとに分類ができ、リストをきれいに整理することができます。

<Google Keepを使う上で気をつけたい点>

  1. オフラインでは繋がらない
    クラウド上にデータを保存しているため、オンラインでないとリストをチェックすることはできません。

Productive

Productiveはスマホで直感的に使える、シンプルなToDo管理ツールです。

<Productiveのポイント>

  1. 直感的な操作
    終えたタスクをスライドして完了できる等、直感的な操作が可能なため、慣れていなくても使いこなすことが出来ます。
  2. 細かく繰り返しの設定ができる
    定期的にあるタスクに対して、毎週・週に数回・月に1回など、細かく繰り返しの設定が可能です。

<Productiveを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有機能はない
    共有する機能はないため、個人向けのToDo管理しかできません。
  2. パソコンでは使えない
    スマホ・タブレット端末にのみ対応しており、パソコンでは使うことができません。なので、パソコンでもチェックしたい人には向いていません。

Any.do

Any.doはToDoを分かりやすく整理することができる、カレンダー・リマインダー機能搭載のツールです。

<Any.doのポイント>

  1. わかりやすくタスクを整理できる
    優先したいタスクには目印をつけたり、時系列順にタスクを並び替えることができるため、分かりやすく整理ができます。
  2. カレンダー機能がある
    カレンダーとタスク一覧が上下に並んだ形で確認することができるため、一瞬で全てのタスクと予定を把握することが可能です。

<Any.doを使う上で気をつけたい点>

  1. 期限の時間の設定ができない
    期限を入力する際に日時の設定はできますが、時間の設定ができないため、タスクを細かく管理したい人には向いていません。
  2. タスクを共有するには毎回編集しないといけない
    リストを共有する形ではなく、タスクごとにメンバーと共有しなければならないので、多くのタスクの共有したい場合は手間がかかってしまいます。

Todo Cloud

Todo Cloudは、シンプルで自分好みにカスタマイズできる、ToDoリスト管理に特化ツールです。

<Todo Cloudのポイント>

  1. 複数人でタスクの管理ができる
    記録してあるタスクをユーザーごとに割り当てることができるため、効率的な管理ができます。またコメント機能もあるので、進捗状況の報告も可能です。
  2. リマインド設定が簡単にできる
    タスクを追加する編集欄にリマインドの欄があり、日時・時刻まで簡単に設定できるので、忘れることはなくなるでしょう。

<Todo Cloudを使う上で気をつけたい点>

  1. パソコンでは使えない
    スマホ・タブレット端末にのみ対応しているため、パソコンでも確認したい方には向いていません。
  2. サポートが英語
    海外のツールなので、マニュアルや問い合わせ対応は英語になってしまいます。

Lifebear

LifebearはToDo管理だけではなく、スケジュール管理、ノートとしても利用できるツールです。

<Lifebearのポイント>

  1. カレンダーに紐付けてToDoを追加
    カレンダーから、日にちを選び、その日期日のタスクを追加することができます。登録した内容は当日の作業内容として後日表示されます。
  2. きせかえ機能がある
    20種類以上もテーマのきせかえがあるので、自分が好きなデザインに変更することができます。

<Lifebearを使う上で気をつけたい点>

  1. 本来は手帳として使われる想定
    手帳として使われることを想定して作られているため、タスク管理には限界があります。カレンダー機能がメインでToDoは一覧で見ることができません。
  2. 共有機能はない
    共有機能がないため、個人のToDoの管理しかできません。チームでの利用は向いていません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ToDoリストを作ることで、やるべきことの抜け・漏れ・忘れを防ぎ、優先度確認、進捗管理が可能になります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを利用して、ToDoリストを作成してみてはいかがでしょうか。