「タスク管理を効率的にしたい!」
「スプレッドシートを使ったタスク管理方法はないかな?」

そんなお悩みを持つ方々に向けて、この記事では、

タスク管理の定義とそのメリット
Googleスプレッドシートを使ったタスク管理術

 
上記二つについて解説します。

Googleスプレッドシートではテンプレートを使うので、すぐに使用することができます!
記事を参考にして、効率よくタスク管理を行いましょう!

タスク管理とは?

タスク管理の説明に入る前に、そもそもタスクとは?という方は、次の記事『「タスク」の意味とは?使い方や類語を徹底解説!』をご参照ください。

タスク管理とは、タスクの進捗度や優先順位を管理することです。

例えば、一番優先の資料作成の進捗度はまだ半分くらいとか、二番手の〇〇さんへの返信はまだ未着手、といったようにタスクを管理することを指します。

また、タスクを管理することで、プロジェクトや日々の業務を進めるにあたって、大きなメリットを得ることができます。

タスク管理のメリット

ここでは、タスクを管理することによって得られる、3つのメリットをご紹介いたします。

優先順位と作業の終わりが分かる

タスク管理をする時に一番最初にすることは、タスクを可視化することです。

タスクの可視化をすることで、やるべきタスクが箇条書きになり、何を優先すべきかを決めることができます。また、タスクごとの大まかな作業時間を見積もることで、1日にこなせる量を把握することも可能です。

作業スピードが上がる

タスク管理をすることで、マルチタスクを防ぐことができます。

マルチタスクを回避することで、集中力を最大限に高めた状態でタスクに向かうことができます。

そのため、タスクを管理することで集中力がキープされ、結果的に作業スピードを早くすることが可能になります。

タスク忘れがなくなる

タスクを可視化し管理することで、タスク忘れをなくすことができます。

口頭で言われた頼み事や、1ヶ月先の用事など、タスクが一覧で確認できるようになり、忘れる心配がありません。

また、リマインダー機能がついているツールもあるので、例えばタスクの5分前に通知を入れることなども可能です。

Googleスプレッドシートを使ったタスク管理

それでは、Googleスプレッドシートを使ったタスク管理法を説明していきます。
今回は一から作らず、既存のテンプレートを使います。

テンプレートの選択

テンプレートを開くために、「テンプレートギャラリー」をクリックします。

開いた後、一番下にある「課題管理表」を選択します。
この課題管理表が、ここでいうタスク管理表になります。
 

 

テンプレートの使い方

タスク管理表は下の画像のようになります。
 

 
 
このテンプレートは学校の課題専用のため、タスク管理用にするためには、少し内容を変更する必要があります。

一番大きな変更はタスクを自由記入できるようにすることです。
このテンプレートは選択式になっているので、その設定を解除しましょう。

まず、タスク名を記入する列を選択し、上部の「データ」をクリック。次に、「データの入力」を選択します。
すると下記画像のような項目が出てくるので、「入力規則を削除」をクリック。
 

 

 
そうすると、タスク名を自由に記述することができるようになります。
他にもシート名やタイトル名、列名を変更して、自分オリジナルのタスク管理表にすることも可能です。
 

より効率的にタスク管理ができるツールとは?

これから紹介する「Stock」はスケジュール管理アプリではありませんが、ノート形式のツール内にスケジュールを記載したり、各期間でやらなければいけないことを簡単に残したりすることができます。

そのため、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリと併用することで、効果的に活用することができます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

タスク管理を制するものは、仕事を制するといっても過言ではありません。

先ほど紹介したように、タスク管理の方法として、スプレッドシートやStockなど多数ツールが存在します。

それぞれに良い点・注意すべき点があるので、自分にあったタスク管理ツールを見つけて、効率よくタスクを終わらせましょう!