皆さんはどんな種類のタスク管理ツールを使っていますでしょうか。
最近では多種多様なツールがあります。これらの多くは、使おうとするとどうしても「コスト」がかかってしまい、プロジェクトごとのカスタマイズが難しい場合があります。
 
そこで今回の記事では、「エクセル」を使ってタスク管理をするメリット・デメリットやおすすめテンプレート、そしてコストの低いおすすめツールをご紹介させていただきます。
 
タスク管理の方法を考えている、エクセルでのタスク管理を検討している方は是非、参考にみてみてください。
 

仕事ができる人はタスク管理が上手

「仕事ができる人」の共通点は何でしょうか?
その秘訣の1つにタスク管理が挙げられます。
「仕事ができる人」は、1つの仕事で必要とする時間を正確に把握し、タスクがきれいに整理されています。
タスクが整理されているおかげで、時間に余裕を持って仕事をすることができるのです。
 
タスク管理をしっかり行うことで、タスクを予定通りにこなし、効率的な時間の使い方を可能とします。
そうすることで、仕事が「できる」と周りからの評価も高まります。

エクセルでタスク管理するときに大事なポイント

個人の場合

個人でタスク管理を行う場合は、自分のタスクだけを管理すればいいので、管理がしやすいです。
必要な項目としては
  • タスク名
  • 期限
  • 進捗状況
が考えられます。この3項目があれば最低限の管理ができます。
必要に応じて、「優先度」や「メモ」などの自分にあった項目を追加するといいでしょう。
 
個人でのタスク管理での注意点は、管理表の確認や更新をしなくなり、タスク管理が疎かになってしまうことです。
少なくても1日に1回はタスクの更新をするように、リマインダーを設定して習慣づけましょう。

チームの場合

チームでタスク管理をする場合は、チームのメンバーがそれぞれ独立した仕事をしていればチームのタスク管理は個人のタスク管理とほぼ同じです。
しかし、プロジェクトを進める際などは複数人のメンバーが関わり、タスク管理は複雑になります。
 
複数人で進めるので「担当者」を設定する必要があり、「Aさんのタスクが完了しないとBさんのタスクが開始できない」と言った、タスク間で依存関係が発生します。
そのため、チームでタスク管理をする場合は個人でのタスク管理の「タスク名」「期限」「進捗状況」に加えて、
  • 担当者
  • プロジェクトのスケジュール
が分かるようにするといいでしょう。
また、チームでタスク管理をする場合は、チーム全員がタスク管理表を更新する習慣が必要です。
 
1日に1回または1週間に1回、タスク表を見ながら定期的に会議を行うようにしましょう。
そうすることで、進捗に遅れがあった場合のスケジュールの見直しや、他のメンバーの力を借りるなどの対策を図れるようになります。

エクセルでタスク管理を行うメリット

カレンダーが見られる

エクセルでタスク管理をすると、テンプレの機能のおかげで、スケジュール把握のためのカレンダーが一覧で見ることができます。
どのようなスケジュールでプロジェクトが進んでいくのか、カレンダーから大まかな流れを確認することができるので、メンバーにスケジュールを強く意識してもらうことができ、遅延を防ぐ効果があります。

使い慣れているからカスタマイズできる

日常の業務でエクセルを使う方も多いでしょう。
基本的な動作に馴染みがあり、使い方を知っているからこそ、負担なくタスク管理を行うことができます。
 
また、使い慣れているため、必要とする項目を追加したり、関数を加えたりして、自分好みにカスタマイズすることができます。
他の機能との組み合わせや、データの挿入なども簡単に行えます。

導入時のコストが低い

多くの企業で基本的に、エクセルはパソコンに入っていると思います。
また、一から作ると手間のかかるガントチャートや工程表のテンプレが無料でダウンロードできるので、開発費用・初期費用・維持費はかからず、導入時のハードルが低いと言えます。

エクセルでタスク管理を行うデメリット

Officeを購入しないといけない

パソコンにエクセルが入っていない場合は、エクセル単体15,984円またはOfficeを購入しないといけません。
Officeは1番安くても3万円〜となるので、導入コストがかかってしまいます。

パソコンで見ないといけない

スマホでもエクセルの編集は可能ですが、パソコンの方が見やすく入力もしやすいです。
スマホやタブレットでは、操作性も悪くなってしまい、使いにくいため、パソコンでタスク管理を行う必要があります。

共有すると保存の際にミスが発生することがある

エクセルでファイルを共有すると、Aさんが入力している際に、Bさんがファイルを更新してしまうと、Aさんの入力内容はファイルに反映されません。
編集・保存のタイミングをずらさないとファイルが上手く保存されず、せっかく入力内容が水の泡になってしまうことがあります。

タスク管理を効率的にできるツールとは?

  • Officeを購入しないといけない
  • パソコンで見ないといけない
  • 共有すると保存の際にミスが発生することがある
という上記3つのエクセルで行う、タスク管理のデメリットを解消するのが、「Stock」というツールです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

エクセルでタスク管理できるテンプレ12選

Microsoftのテンプレート

エクセルを作ったMicrosoft社のテンプレートです。
「タスク管理」で検索して出てきたものを下のリンクから見ることができます。
シンプルなToDoリストから、ガントチャート、毎日の作業スケジュールまで、様々な種類があるので、ぴったりのテンプレが見つかります。
 

ホタテの苦悩

こちらはエクセルが苦手な人にもおすすめしたいテンプレートです。
WBSと書かれたシートにプロジェクト名と開始日と完了日を記入すれば、対応する日数に応じて自動的にバーが追加されます。
項目を入力するだけでいいので、シンプルで直感的な操作ができると評判です。
 

Excel Pro 工程表

こちらのテンプレートは1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月・12カ月の工程表を簡単に作ることができます。
プロジェクト名と開始日、終了日を入力するだけで、ガントチャートが表示されます。
青矢印で予定期間、赤矢印で実施期間が示されているので、進捗状況を一目で確認することができます。
 
注意点としては、VBAマクロが組み込まれているため、無料版では表記内容を変更することができない点が挙げられます。
 

簡単!Excel工程表(フリーウェア版)

このテンプレートはバーチャート工程表を作成し、チャートを作図するアドオンが追加されています。
工程表には、週間・月間・全体工程のシートがあります。
 
関数が含まれていないのが特徴で、必要に応じて容易にカスタマイズすることができます。
またボタン1つで直線を引く、休業日の設定、テキストの追加などが可能です。
 

Feedsoft

「日程管理ガントチャート」「プロジェクトガントチャート」「進捗管理」の3つのテンプレートがあります。
このテンプレートは、マクロ・VBAが含まれていないので、自由にカスタマイズできる一方、エクセルを使い慣れていない方には使いこなすことが難しいかもしれません。
 
エクセルの知識が豊富な方は自分が使いやすいようにカスタマイズできるのでおすすめです。
 

Red Warrior

ガントチャートになっており、スケジュールを見渡すことができるテンプレートです。
タスクの優先度ごとに並び替えることや、関数のみで作成されているので、計算式を自分で変えてカスタマイズすることができます。
 
100件までのスケジュールに対応しているため、タスク管理だけではなく、スケジュール管理にも活用できます。
 

ガントチャートforExcel

1日、週間、月間、3ヶ月、半年、1年、3年、5年、10年間と様々な期間の工程表を自動で描画してくれるテンプレートです。
変更は全期間の工程表に反映されるので、手間を省くことができます。
 
各分類・担当別ごとに工程を区分けして表示することもできるので、詳細に工程を管理することができるうえ、マイルストーンの設定もできるため多機能です。
 

ITレシピ

こちらのテンプレートではシンプルなガントチャートを作成でき、初めてエクセルでタスク管理をする方でも使いやすいでしょう。
プロジェクトの開始日、終了日、タスク数を入力し、それぞれのタスクの開始日と終了日を入力します。
 
その後、「ガントチャート描画」ボタンを押し、報告日を入力すると、報告日に応じたステータスとガントチャートが完成します。
またガントチャートにイナズマ線が表示され、進捗率が分かるので非常に便利です。
 

ONOCOM

こちらのテンプレートではマクロとVBAが含まれておらず、シンプルな作りなので自分で自由自在にカスタマイズすることができます。
プロジェクトごとのタスクの開始予定日・終了予定日、開始実績日・終了実績日、プロジェクトの進捗率やバーを描く必要がありますが、エクセルが得意な人はアレンジができるのでぴったりです。
 

開発マイルストーン

こちらのテンプレートは開始日と日数を入力するだけでガントチャートが自動的に表示されるテンプレートです。
また実績を入力することで、進捗状況が自動的に表示されます。
月単位・週単位・日単位と細かく表示を変更できるなど、豊富な機能が充実しています。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
「仕事ができる人」はタスク管理やスケジュール管理は上手です。
今回紹介したテンプレートはシンプルで使いやすいものから、自由にカスタマイズできるものまで幅広いので、自分にぴったりのテンプレが必ずあるはずです。
 
是非、自分が使いやすいと思うテンプレを用いて、効率的に仕事を行い「仕事ができる人」に近づきましょう。