「初めてのPMでどうやってプロジェクトを管理したらいいのか分からない。。。」
「プロジェクト管理を上手く行う手法を知りたい!」

このような悩みを抱えた方々に、

プロジェクト管理手法
プロジェクト管理のコツ

 
上記二つをご紹介します。

慣れないうちは、プロジェクトを管理するのは大変かと思います。
そこで、今回紹介する適切な手法とコツを押さえてプロジェクトを成功させましょう!

王道プロジェクト手法

WBS

WBS(Work Breakdown Structure)は、プロジェクトを細かいタスクに分解して構成図を作成する手法で、「作業分解構成図」とも呼ばれます。

具体的にいうと、ITサービスを作るときに一連の作業を「要件定義・設計・開発・テスト」に分解し、さらにその中で〇〇のテスト、××のテストのように細分化することをWBSと言います。一連の作業の流れを把握し、スケジュールに落とし込みたい時に、WBSを使うことが多いです。

WBSを使うことで、プロジェクトに必要な細かいタスクを把握でき、プロジェクト完遂までの大まかな時間と予算を計算することもできます。

CCPM

CCPM (Critical Chain Project Management)は、プロジェクト各工程の時間や予算を最低限にして、プロジェクト全体で「ゆとり」を持たせる手法です。

例えば、ITサービスを作るプロジェクトを考えます。
要件定義に5日、設計に10日、開発10日、テストに5日で合計「30日」かかるとします。
各工程は通常ゆとりを含んだ日数なので、それぞれ10%時間に余裕があるとして、合計「27日」かかる計算です。
ゆとりである「3日」を、遅れが生じた工程に配分しプロジェクト全体を管理する、というのがCCPMの基本となります。

この手法は基本的に長期のプロジェクトに向けで、短期間向けではありません。時間が切迫している短期プロジェクトでは、ゆとりを持たせるのは難しいので、長期プロジェクトに使われることが多いです。

PERT

PERT (Program Evaluation and Review Technique)は、プロジェクト内のタスクや作業の繋がりを図示することで、依存関係を把握する手法です。

図には、タスクと作業日数、タスクの順序を表す矢印、作業開始日と終了日を書きます。この図により、タスク同士の関係性を把握しやすく、複雑な作業の順番を入れ替えたりすることができるようになります。

ですので、大規模で部署間をまたいだ、複雑なプロジェクトに向いています。

ガントチャート

ガントチャートは、縦軸に作業内容・横軸を時間にし、各タスクの作業開始日と終了日を棒グラフとして表すプロジェクト管理手法です。

ガントチャートを使うことで、プロジェクト全体の進捗度が可視化されます。それにより遅延しているタスクにリソースを割いたり、作業順序の入れ替えなどを容易に行ったりすることが可能になります。

PPM

PPM (Project Portfolio Management) は、社内で進行している複数のプロジェクトを一括で管理し、それぞれのリソースの配分を決定する経営手法です。

各プロジェクトを「金のなる木」「花形商品」「問題児」「負け犬」と呼ばれる、市場占有率と市場成長率の2軸から成る、4つの事象に分類します。そして各事象で推薦される「撤退戦略」や「拡大戦略」などを選択して、事業の意思決定を決めます。

PPMにより、各プロジェクトの優先順位を決め、最適なリソースの配分を可能にすることができます。

PMBOK

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)は、プロジェクト管理の知識や手法を「教本」としてまとめたものです。プロジェクトマネジメントの世界的標準となっており、世界各地で浸透しています。

PMBOKは、5つのプロセスと10個の知識をもとに、「高品質・低価格で早く」がモットーのQCD(品質、費用、納期)を達成することを目的としています。

このPMBOKはあまり実戦向けではないので、プロジェクト管理の参考書として使うのが良さそうです。

P2M

P2M (Project & Program Management) は、プロジェクト管理にプログラムマネジメントの考え方を加えたプロジェクト管理手法です。

前述したPMBOKは米国で生まれ、P2Mは日本発祥です。
P2Mは個々のプロジェクトを管理する意味合いが強いことで知られています。

[IT企業必見!]システム開発でのプロジェクト管理手法

ウォーターフォール

ウォータフォールは、上流工程から下流工程まで時系列に沿って開発する手法です。

この手法はシンプルで分かりやすいという特徴がありますが、流れるように作業をしていくので、途中での変更に対応しづらいです。したがって、変化の激しい今の時代に合わず、現在は次に説明する「アジャイル」という開発手法が主となっています。

アジャイル

アジャイルは、プロジェクトを週単位に分割して、それぞれの目標を設定し繰り返す開発手法です。

プロジェクトを細かくすることで、途中の変化に対応しやすくなっているのが大きな持ち味です。

プロジェクト管理のコツ

プロジェクト管理を進める上で、手法だけでなく「コツ」もあります。

メンバーとのコミュニケーションを深める

ただタスクとスケジュールの管理をすることが、プロジェクトマネージャーの仕事ではありません。
チームメンバーの潤滑油として、モチベーションを上げる役割も担っています。

プロジェクトを進める上で、誰かがつまずくことがあるでしょう。そんな時に問題を察知し、手を差し伸べることが重要です。
ですので、日頃からコミュニケーションを取るように環境を作り、信頼関係を構築するようにしましょう。

使いやすいツールの導入

プロジェクト管理ツールは、タスクとスケジュール管理の共有を簡単にします。

チームメンバーの規模が大きくなるほど、意思疎通が難しくなっていきます。ツールの中には、チャット機能がついているのもあり、便利にプロジェクト管理を行うことができます。

おすすめプロジェクト管理ツール

上記のコツで説明したように、プロジェクト管理ツールを使うことをおすすめします。

今回オススメする「Stock」は、幅広い規模や業界の企業へ導入実績を持っているため、安心かつ便利に使うことができます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

プロジェクト管理をする手法は、ご紹介したようにいくつもあります。

しかし、一番大事なことは「メンバーとのコミュニケーション」です。

プロジェクトを全て1人で行うことは困難を極めます。皆が一丸となって初めてプロジェクトが成功に導かれるでしょう。
そのためにも、チャットツールや対面でのコミュニケーションを取るように心がけることが重要です。