「複数のプロジェクトが並行して進んでいて、上手く管理できない。。。」
「伝達ミスやコミュケーション不足で、納期に間に合いそうにない、、」

プロジェクトマネージャー経験が少なく、こんな状況に陥っている人がいるかもしれません。特に初めてPMを経験する方にとっては、右も左も分からない状況でしょう。

そこで今回の記事では、

複数プロジェクト管理のコツ
おすすめプロジェクト管理ツール
 
上記二つをご紹介します。

PMを初めて経験する人やこれから挑戦してみたい方も、この記事を参考にして、プロジェクト管理を成功させてください!

プロジェクトを複数管理するには?

複数のプロジェクトが同時進行している状況では、あらゆるタスクや情報が混在しています。複数のプロジェクト管理が苦手な人は、散らかっている情報などを上手く整理できていないことが多いです。そこで、伝達ミスやプロジェクトの遅延が起こってしまい、プロジェクト管理ができていないという状況になってしまいます。

しかし、裏を返せば「情報を整理」をすることで、タスクや情報の適切な処理が可能となり、複数のプロジェクトを管理する力が上がることになります。

また、複数のプロジェクトを管理するコツは他にもあります。
そんなとっておきのコツを下記でご紹介いたします。

複数プロジェクトを管理するコツ

それでは複数のプロジェクトを管理する6つのコツをご紹介します。

目標までの計画を立てる

プロジェクトの初期段階で、タスク単位まで分解した上で目標達成までの計画を決定する必要があります。
なぜなら、計画を立てないと目標達成までの道のりが不透明になり、プロジェクト完了までの所要時間・作業量を見積もることができないからです。

道筋が不透明なままだと、次に説明するプロジェクトの優先順位の決定や、リソースの配分などが曖昧になり、プロジェクト失敗につながります。
したがって、初期段階で綿密な計画を立ててから、プロジェクトをスタートする必要性があります。

プロジェクトの優先順位を決める

どれも平等にリソースを割き、同時進行で進めてはいけません。
もちろん納期が迫っているプロジェクトは優先されます。しかし、その他のプロジェクトでは、「会社の目標に対して、どれほどインパクトを与えるか」ということを基準に、優先順位を決める必要があります。

優先順位を決めることで、遅れやトラブルが発生した場合、優先度の低いプロジェクトを後回しにして、時間と人員の追加を的確に決定することが可能になります。
それにより、遅延したプロジェクトの取り戻しはもちろん、複数プロジェクト全体での遅れも防ぐことができます。

各プロジェクトの進捗状況を可視化する

各プロジェクトの進捗度が分からなければ、プロジェクトの遅れやトラブルを把握することが難しくなってしまいます。つまり、先ほど説明した優先順位に基づくリソースの配分ができないということです。

これを防ぐには進捗度を把握し、各プロジェクトのタスク進捗状況を共有、可視化する必要があります。
方法としては、プロジェクト管理ツールやGoogleスプレッドシートを使ったガントチャートなどがあります。

これにより、複数プロジェクトの一括管理が可能になるだけでなく、プロジェクトメンバーとの情報共有も可能になります。

プロジェクト管理ツールを使う

上記で説明したように、プロジェクト管理ツールを使うことで、情報共有やプロジェクトの進捗状況の可視化が簡単に行えます。

プロジェクト管理ツールの中には、チャット機能やカレンダー機能など、多彩な機能がついたものが多く存在します。
ですので、自分が置かれている状況に適した機能がついているプロジェクト管理ツールを選択するといいでしょう。

プロジェクトメンバーとのコミュニケーション

同じプロジェクトメンバー同士はもちろん、違うプロジェクトメンバーとコミュケーションを取ることも重要です。
なぜなら、お互いの進捗状況やトラブルを、プロジェクトマネージャーを介さずに把握することが可能になるからです。
つまり、情報伝達の工数が一つ減り、迅速な対応が可能になって時間短縮に繋がるということです。

また、各プロジェクトでの認識の違いや伝達ミスを減らすことにより、プロジェクトの遅延や失敗も防ぐことができます。

マルチタスクを防ぐ

複数のプロジェクトを管理していると、同時進行で複数のタスクを処理したりとマルチタスクになりがちです。

しかし、人間はマルチタスクを苦手としていて、かえって時間がかかります。
シングルタスクにするようにして、効率的にプロジェクトを管理しましょう。

おすすめプロジェクト管理ツール

ツールを使うことで、プロジェクト管理を簡単に行うことができます。
中でも、「Stock」を使用することで、チームでの情報やタスクをチャット機能付きで管理することが可能です。

既に50,000社に導入されており(2020年7月末現在)、幅広い規模と業界へ浸透しています。実績もあるので、安心かつ便利に使うことができます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

「Stock」はスケジュール管理アプリではありませんが、ノート形式のツール内にスケジュールを記載したり、各期間でやらなければいけないことを簡単に残すことができます。
そのため、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリと併用することで、効果的に活用することができます。

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

複数のプロジェクトを管理するためには、コツを理解し、ツールを上手く使うのが有効です。

ぜひ今回の記事を参考にして、プロジェクト成功に役立たせてください!